Znalezione w sieci

Nie mogłem się oprzeć. W samo sedno :)

Jak polubic nowe pomysły szefa?

Dobra organizacja pracy w sposób efektywny podnosi wydajność i redukuje koszty. W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo chcące odnieść sukces rynkowy musi zdawać sobie sprawę z fundamentalnej roli tego procesu. Nieprzecenione zasługi na tym polu odgrywa Lean Management i jego elementy wdrażane w rosnącej liczbie organizacji. Pojawia się jednak pytanie: czy samo sformułowanie doskonale przygotowanych procesów i procedur jest jednoznaczne z podniesieniem wydajności i efektywności?

Od wielu lat przyglądam się przedsiębiorstwom i ich procesom dochodząc do wniosku, że najlepiej przygotowany schemat działania bez „uzbrojenia” go w odpowiednie narzędzia może okazać się jedynie ciekawą teorią. W jeszcze innych (gorszych) przypadkach może stać się zarzewiem konfliktów wewnątrz organizacji przynosząc zgoła odmienny efekt do zamierzonego. Jednak najczęściej spotykanym stanem jest: kłopot, a właściwie kłopotliwy obowiązek wynikający z przyjętych strategii i założeń zarządu na temat rozwoju.

Wylano już morze słów na temat sposobów wdrożenia odpowiednich procedur, szkoleń, poszukiwania i przygotowania „ambasadorów” zmian, itp. Nie dołączę do tej rzeszy specjalistów, którzy z reszta mają rację, chcę jednak zwróć uwagę na aspekt, który często umyka pomysłodawcom zmian. A gdyby tak, oprócz budowy doskonałego procesu sprawić, by praca z nim była przyjazna użytkownikowi?

Być może moje podejście podyktowane jest „skażeniem” pracy w branży IT, gdzie oprócz samego działania oprogramowania ważny jest też jego: wygląd, intuicyjność, czy wydajność. Proszę się zastanowić. Przed erą Windows (tak, istniała taka) oprogramowanie pozbawione było zupełnie interfejsu graficznego, wszystkie operacje trzeba było wykonywać tylko w trybie tekstowym, a obsługa nawet dość prostego programu wymagała choćby minimalnego szkolenia. Dzisiaj, większość z nas po instalacji nowego programu po prostu zaczyna go używać. A co jeśli można by tak samo zrobić z nowymi procesami w firmie?

Sądzę, że wszyscy zgodzimy się, że taka sytuacja jest tak samo idealna jak nierealna. Niestety „You can’t always get what you want” jak słusznie mówią słowa piosenki, ale gdybyśmy jednak spróbowali zbliżyć się do tej utopijnej idei? Załóżmy, że od strony teoretycznej zrobiliśmy wszystko jak należy i na biurku leży gotowy projekt procesu, mamy zebrany sztab osób odpowiedzialnych za wdrożenie go, potrzebujemy jednak narzędzi, aby przeleć treść z papieru do naszej rzeczywistości. Nic prostszego! Użyjemy Excel-a! Błąd! Dlaczego? Otóż mam złą informację: Excel to doskonałe narzędzie, ale niestety nie uniwersalne, nie ma takich.

Co nam daje użycie Excel-a? To, że jest dostępny na każdym komputerze w biurze, że każdy w mniej lub bardziej zaawansowany sposób potrafi go obsługiwać, itp. To wiemy, bo większość z nas korzysta z niego niemal codziennie. Z punktu widzenia procesu, który ów arkusz ma obsługiwać wygląda to tak: ręcznie uzupełniamy dane w przygotowanym arkuszu, zapisujemy plik i wysyłamy mailem do następnego użytkownika w procesie lub (co gorsza) drukujemy arkusz. Nasz arkusz wyrusza elektronicznie lub per pedes w magiczną podróż po wszelakich zakamarkach biur, biurek i szafek, pieczątek i podpisów. Brzmi znajomo? A czy temat maila „Re: Fwr: Re: Re:” wygląda znajomo? Czy taki proces jest wydajny? Efektywny? Przyjazny użytkownikowi i łatwo akceptowalny?

Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Podobnie jest z pracą nad wdrożeniem procesów. Użycie nieodpowiedniego narzędzia może zrujnować materiał, nierzadko drogi materiał i zburzyć nasze nadzieje pokładane w jego potencjalnym wykorzystaniu.

W ostatnim czasie zmierzyłem się z takim procesem w fabryce jednego z wiodących graczy branży motoryzacyjnej. Proces rejestracji Kaizen-ów odbywał się tam właśnie na podstawie arkuszy MS Excel. Nie wdając się w szczegóły był to proces w dużej mierze „ręczny”. Zadaniem Vialutions było przekonwertowanie tego „analogowego” procesu na język cyfrowy. W tym celu stworzona została platforma dostępna w sieci intranet fabryki zawierająca formularz wypełniany przez użytkownika. Wewnątrz rozwiązania „zaszyliśmy” wszystkie niezbędna algorytmy i przepływy pracy niezbędne do sprawnego rejestrowania i zarządzania Kaizen-ami.

Digitalizacja procesów biznesowych, w czym się specjalizuję, pozwala na wprowadzenie nowej jakości nie tylko na płaszczyźnie zwiększenia wydajności pracy, ale zwiększenia jej ergonomii poprzez wprowadzenie odpowiednich rozwiązań do obsługi wdrażanych lub istniejących procesów. Ale, co chyba jest najważniejsze zwiększa poziom akceptacji zmian i ułatwia ich uruchomienie. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę nie tylko na samą architekturę zmian, czy procesów, ale również zadbać o odpowiednie narzędzia, które staną się dodatkowym ambasadorem naszego przedsięwzięcia. Bo przecież nie zależy nam tylko na wdrożeniu, ale na jego faktycznym działaniu!

Chcesz wiedzieć więcej?

Sprawdź stronę Vialutions lub skontaktuj się bezpośrednio ze mną!

Potworna krzyżówka.

Zbliżają się Targi Pracy na Politechnice Wrocławskiej. Wspólnie z inną firmą postanowiliśmy spróbować naszych sił w połowie ciekawych okazów do naszego nowego biura. Powstało oczywiście pytanie, w jaki sposób można: a) zachęcić studentów do pracy u nas (tak, już od dawna w branży IT jest rynek pracownika), b) znaleźć takich, którzy nie tylko liczą na darmową kawę i dostęp do szybkiego internetu. Jak to zrobić? Po pierwsze kupić duuużo Krówek – check! To pozwoli na przyciągnięcie niezliczonej rzeszy wygłodniałych żaków J

Ale, na poważnie: zastanawiałem się w jaki sposób można zachęcić i jednocześnie zweryfikować potencjalnego kandydata. Myślałem o zabawkach logicznych, ale to jednak zbyt banalne i nie do końca jest w stanie określić potencjał. W końcu pomyślałem o zadaniu, a raczej zagadce programistycznej – niezły pomysł, tylko samemu trzeba mieć większą wiedzę, żeby takową opracować. W końcu stanęło na krzyżówce.

Bazując na pytaniach rekrutacyjnych z zakresu .NET stworzyłem taki zestawik:

Bazując na pytaniach typu: „Co to jest xxx?” wstawiałem do krzyżówki „xxx” a do jego opisu odpowiedź. Okazało się, że stworzyłem potwora, z którym ciężko było się uporać moim kolegom programistom. Ciekawy jestem jak pójdzie studentom :D

Procesy uniwersalne.. istnieją?!

Wnioski urlopowe, są w każdym przedsiębiorstwie. Duże, czy małe – nieważne, wszędzie je znajdziecie. Najczęściej jest to jakiś szablon dokumentu do uzupełnienia i przekazania osobie, która może go zaakceptować. Czasem jest to szereg osób, które trzeba odwiedzić, albo, którym należy przekazać odpowiedni dokument. Czasem to kwestia kilku (nastu) minut, czasem to wycieczka krajoznawcza z całym szeregiem atrakcji.

Ze względu na wszechobecność i uniwersalność tego procesu jest on zwykle wdrażany przez nas w pierwszej kolejności. Jest on na tyle wdzięczny, że skutki jego uruchomienia widać niemal natychmiast. Z drugiej strony (tej deweloperskiej) na tyle nudny, że nie poświęca się mu wiele czasu. Ot workflow, lista, czasem jakiś look-up, nic ciekawego. No dobrze, czasem zdarzają się wieloetapowe i złożone procesy akceptacji takiego wniosku, na przykład taki:

I tu można się nieco wykazać J

Chociaż do dzisiaj pamiętam pewien workflow, który po rozpisaniu zajmował niemal 6 arkuszy A3, a śledzenie powiązań i zależności było poziomem skomplikowania zbliżone do powiązań między bohaterami GoT. Ale wracając do naszych wniosków, tak sobie pomyślałem niedawno, że z puli przeróżnych procesów biznesowych można wyłuskać pewną ich ilość, które swą uniwersalnością i powszechnością, są przydatne niemal w każdym przedsiębiorstwie.

Tak powstała pewna koncepcja, która ma spore szanse na realizację. Otóż idąc tym tropem pomyślałem sobie, że gdyby istniało takie miejsce, w sieci, gdzie mogę skorzystać z takiego procesu on-line, bez konieczności wdrożenia, opracowania, itp., a przy okazji za niewielkie pieniądze… co o tym myślisz?

Diabeł tkwi w szczegółach

Moi koledzy ostatnio bawili się w produkcje ciekawej aplikacji dla istniejącej już platformy SharePoint (SP). Co do zasady: pewnie każdy, kiedyś w swoim życiu miał okazję pofatygować się do biurowca. W recepcji tegoż zapytano go o cel wizyty i poproszono o podanie danych do zarejestrowania wejścia. Na podstawie tych danych wydano kartę z napisem: „gość” i wpuszczono dalej.

Otóż jeden z naszych klientów zamarzył, aby taki system rejestracji zbudować na platformie SP. To do roboty! Musimy stworzyć (odwzorować) książkę wejść – łatwizna. Skorelować ją z kalendarzami użytkowników (aby na recepcji wiedziano, że w kalendarzu danej osoby faktycznie jest człowiek, który chce dostać się do budynku lub osobę odpowiedzialna za kontakt z takowym) – da się zrobić. Dodatkowo, nasz klient zażyczył sobie, aby swoje dane „gość” potwierdzał własnoręcznym podpisem – tak jak to jest w przypadku rejestrów papierowych.

Zamówiliśmy specjalny sign-pad, oprogramowaliśmy odpowiednio SP, aby odczytywał informacje z niego i zapisywał w odpowiednich miejscach na liście gości. Do rozwiązania oczywiście musiały zostać dodane raporty odwiedzin, statystyki, etc. Nie trwało to długo, ale wynik końcowy był (z perspektywy programistów) cudowny! Rozwiązanie przeszło wszelkie testy i zostało dostarczone klientowi.

Przyszedł czas szkolenia użytkowników. Mój kolega pojechał do siedziby klienta, a ponieważ jest tam sporo osób do przeszkolenia wybył z biura na 2 dni. Dzisiaj wrócił. „Jak było?! Jakie były reakcje?!?”. Szkolenie przebiegło bezproblemowo, ale też bez entuzjazmu szalonego w części opisującej (błyskotliwe według programistów) rozwiązania zawarte w aplikacji. Doszło do opisu sign-pada…. „Wooow! Ale on ma fajny kolorek! I jaki design!! Patrzcie! Ma też kolorowy wyświetlacz! Ale czad!!!”, słowem: pełen sukces, szampan, oklaski i serpentyny!!!

Jakże pokrętne są gusta i oczekiwania klientów…

Tag, OCR, skan.. klocki, którymi lubię się bawić!

O wyszukiwaniu i kłopotach z nim związanych miałem już okazję wspomnieć, ale oto pojawił się nowy projekt tyczący się tej materii, dlatego postanowiłem kilka słów na ten temat dorzucić.

We wcześniejszym wpisie wspominałem sytuację, a właściwie funkcję „kontekstowego” wyszukiwania w zasobach umieszonych na MS SharePoint. Ci, którzy mieli okazję wyszukiwać dokumenty w dużym zbiorze jedynie po ich treści zapewne spotkali się z sytuacją, kiedy wyniki wyszukiwania zwracane są w setkach. Wystarczy choćby wyszukać słowo „oferta” w zasobie działu handlowego, aby mieć rozrywkę z poszukiwaniem właściwego pliku przez kilka godzin. Zakładam oczywiście, że wszystkie dokumenty są „przeszukiwalne” (z braku innego słowa), w tym wszystkie skany zostały z-ocr-owane (strasznie dużo koślawych neologizmów dzisiaj). Do skanowania i OCR wrócę niedługo, ale na potrzebę chwili uznajmy, że nasz SharePoint jest w stanie „zajrzeć” do środka każdego pliku.

Niby wszystko fajnie działa, ale jak wspomniałem wcześniej jest mały kłopocik w przypadku zbyt ogólnych zapytań. Jak z tym walczyć? W świecie analogowym można by do każdego dokumentu dodawać fiszki z opisem jego zawartości. Przy czym założenie jest takie, że mamy ograniczony zasób słów, którymi możemy się posiłkować przy opisach (aby nie wprowadzać chaosu). Sytuacja nieco absurdalna z punktu widzenia wielu setek dokumentów, prawda. W świecie cyfrowym, a w szczególności w SharePoincie bez takich „fiszek” nasz zasób dokumentów wkrótce stanie się śmietnikiem. I tu pojawia się nowy termin: tag. Co to jest, ano (w dużym uproszczeniu) to nasza „fiszka”, dzięki której możemy w prosty sposób opisać zawartość dokumentu. W najprostszy sposób można to zobrazować informacjami, jakie są dopisane do każdego pliku w znanych wszystkim folderach, gdzie oprócz nazwy mamy typ, rozmiar, etc.

No dobrze, świetny pomysł! Tagowanie (czyli dodawanie tagów) to naprawdę użyteczna rzecz, tylko czy to oznacza, że muszę opisywać osobno wszystkie pliki, które chcę umieścić na SharePoincie? No cóż, jeśli ma to działać, tak! Ale ja nie mam czasu! Hmm… na szczęście tagowanie może odbywać się w pełni automatycznie lub z małą pomocą użytkownika. Jak? Ano, istnieją rozwiązania, dzięki którym pewne charakterystyczne cechy dokumentu zostaną rozpoznane automatycznie, a tagi uzupełnione zgodnie z uprzednio wprowadzonym wzorem. W praktyce wygląda to tak, że użytkownik skanuje dokument, ten po przejściu OCR jest analizowany automatycznie i kategoryzowany. Oczywiście użytkownik może całą procedurę przeprowadzić ręcznie, albo tylko zatwierdzić wynik analizy, ale lwia część pracy jest już wykonana za nas!

W projekcie, o którym po krótce tu wspominam, tworzyliśmy właśnie taki mechanizm automatycznego tagowania. Z ciekawych rzeczy dodam jeszcze, że mechanizm ów po analizie dokumentu wysyła powiadomienie do konkretnego użytkownika (np. obsługującego danego klienta), że w SharePoincie pojawił się nowy dokument i czeka na dalsze kroki. A to tylko wierzchołek góry lodowej automatyzacji pracy z dokumentami jakie stanowią nasze „typowe” zadania ;)

Zapraszam do kontaktu!

Konsultacje społeczne? Komu to potrzebne?!

Załóżmy, że Vialutions przygotowało rozwiązanie dla Twojej firmy. Przeszło wszystkie testy, każdy element działa poprawnie, jest intuicyjna i „user friendly”, słowem: sukces pełną gębą! Tylko nikt w Twojej firmie jej nie używa. Co się stało? Wszyscy nadal tkwią w Excelu, albo wolą działać według starych, utartych zasad. Jak to się stało? Ano tak:

Managerowie i zarząd zdecydowali o wprowadzeniu innowacyjnego rozwiązania. Z ich punktu widzenia, wszystkie procedury i funkcjonalności zostały opisane i zaprogramowane. Długo głowili się z konsultantami, architektami i programistami jak, w najlepszy sposób przygotować rozwiązanie. W końcu zdecydowali się na jakąś wersję i poszło.

Czego zabrakło? W polityce nazywa się to: konsultacje społeczne, w informatyce, a właściwie w branży IT: nie mam pojęcia, ale tworzenie aplikacji dla pracowników przez osoby z niej niekorzystające to pewny sposób na wydanie pieniędzy w błoto i stworzenie nienajlepszego wizerunku zarządu.

Dlaczego ta historia jest nieprawdziwa? Bo Vialutions nie poszłaby na taki układ ;) Może nie jest to najlepsze podejście komercyjne, ale zależy nam bardzo, na tym aby stworzona aplikacja, czy rozwiązanie było akceptowane przez rzeczywistych jej użytkowników i przede wszystkim było używane. Czy da się połączyć zamysł zarządu z potrzebami szeregowych pracowników? No pewnie! Jak? No cóż, sprawdź nas ;)