Jak polubic nowe pomysły szefa?

Dobra organizacja pracy w sposób efektywny podnosi wydajność i redukuje koszty. W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo chcące odnieść sukces rynkowy musi zdawać sobie sprawę z fundamentalnej roli tego procesu. Nieprzecenione zasługi na tym polu odgrywa Lean Management i jego elementy wdrażane w rosnącej liczbie organizacji. Pojawia się jednak pytanie: czy samo sformułowanie doskonale przygotowanych procesów i procedur jest jednoznaczne z podniesieniem wydajności i efektywności?

Od wielu lat przyglądam się przedsiębiorstwom i ich procesom dochodząc do wniosku, że najlepiej przygotowany schemat działania bez „uzbrojenia” go w odpowiednie narzędzia może okazać się jedynie ciekawą teorią. W jeszcze innych (gorszych) przypadkach może stać się zarzewiem konfliktów wewnątrz organizacji przynosząc zgoła odmienny efekt do zamierzonego. Jednak najczęściej spotykanym stanem jest: kłopot, a właściwie kłopotliwy obowiązek wynikający z przyjętych strategii i założeń zarządu na temat rozwoju.

Wylano już morze słów na temat sposobów wdrożenia odpowiednich procedur, szkoleń, poszukiwania i przygotowania „ambasadorów” zmian, itp. Nie dołączę do tej rzeszy specjalistów, którzy z reszta mają rację, chcę jednak zwróć uwagę na aspekt, który często umyka pomysłodawcom zmian. A gdyby tak, oprócz budowy doskonałego procesu sprawić, by praca z nim była przyjazna użytkownikowi?

Być może moje podejście podyktowane jest „skażeniem” pracy w branży IT, gdzie oprócz samego działania oprogramowania ważny jest też jego: wygląd, intuicyjność, czy wydajność. Proszę się zastanowić. Przed erą Windows (tak, istniała taka) oprogramowanie pozbawione było zupełnie interfejsu graficznego, wszystkie operacje trzeba było wykonywać tylko w trybie tekstowym, a obsługa nawet dość prostego programu wymagała choćby minimalnego szkolenia. Dzisiaj, większość z nas po instalacji nowego programu po prostu zaczyna go używać. A co jeśli można by tak samo zrobić z nowymi procesami w firmie?

Sądzę, że wszyscy zgodzimy się, że taka sytuacja jest tak samo idealna jak nierealna. Niestety „You can’t always get what you want” jak słusznie mówią słowa piosenki, ale gdybyśmy jednak spróbowali zbliżyć się do tej utopijnej idei? Załóżmy, że od strony teoretycznej zrobiliśmy wszystko jak należy i na biurku leży gotowy projekt procesu, mamy zebrany sztab osób odpowiedzialnych za wdrożenie go, potrzebujemy jednak narzędzi, aby przeleć treść z papieru do naszej rzeczywistości. Nic prostszego! Użyjemy Excel-a! Błąd! Dlaczego? Otóż mam złą informację: Excel to doskonałe narzędzie, ale niestety nie uniwersalne, nie ma takich.

Co nam daje użycie Excel-a? To, że jest dostępny na każdym komputerze w biurze, że każdy w mniej lub bardziej zaawansowany sposób potrafi go obsługiwać, itp. To wiemy, bo większość z nas korzysta z niego niemal codziennie. Z punktu widzenia procesu, który ów arkusz ma obsługiwać wygląda to tak: ręcznie uzupełniamy dane w przygotowanym arkuszu, zapisujemy plik i wysyłamy mailem do następnego użytkownika w procesie lub (co gorsza) drukujemy arkusz. Nasz arkusz wyrusza elektronicznie lub per pedes w magiczną podróż po wszelakich zakamarkach biur, biurek i szafek, pieczątek i podpisów. Brzmi znajomo? A czy temat maila „Re: Fwr: Re: Re:” wygląda znajomo? Czy taki proces jest wydajny? Efektywny? Przyjazny użytkownikowi i łatwo akceptowalny?

Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Podobnie jest z pracą nad wdrożeniem procesów. Użycie nieodpowiedniego narzędzia może zrujnować materiał, nierzadko drogi materiał i zburzyć nasze nadzieje pokładane w jego potencjalnym wykorzystaniu.

W ostatnim czasie zmierzyłem się z takim procesem w fabryce jednego z wiodących graczy branży motoryzacyjnej. Proces rejestracji Kaizen-ów odbywał się tam właśnie na podstawie arkuszy MS Excel. Nie wdając się w szczegóły był to proces w dużej mierze „ręczny”. Zadaniem Vialutions było przekonwertowanie tego „analogowego” procesu na język cyfrowy. W tym celu stworzona została platforma dostępna w sieci intranet fabryki zawierająca formularz wypełniany przez użytkownika. Wewnątrz rozwiązania „zaszyliśmy” wszystkie niezbędna algorytmy i przepływy pracy niezbędne do sprawnego rejestrowania i zarządzania Kaizen-ami.

Digitalizacja procesów biznesowych, w czym się specjalizuję, pozwala na wprowadzenie nowej jakości nie tylko na płaszczyźnie zwiększenia wydajności pracy, ale zwiększenia jej ergonomii poprzez wprowadzenie odpowiednich rozwiązań do obsługi wdrażanych lub istniejących procesów. Ale, co chyba jest najważniejsze zwiększa poziom akceptacji zmian i ułatwia ich uruchomienie. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę nie tylko na samą architekturę zmian, czy procesów, ale również zadbać o odpowiednie narzędzia, które staną się dodatkowym ambasadorem naszego przedsięwzięcia. Bo przecież nie zależy nam tylko na wdrożeniu, ale na jego faktycznym działaniu!

Chcesz wiedzieć więcej?

Sprawdź stronę Vialutions lub skontaktuj się bezpośrednio ze mną!

Procesy uniwersalne.. istnieją?!

Wnioski urlopowe, są w każdym przedsiębiorstwie. Duże, czy małe – nieważne, wszędzie je znajdziecie. Najczęściej jest to jakiś szablon dokumentu do uzupełnienia i przekazania osobie, która może go zaakceptować. Czasem jest to szereg osób, które trzeba odwiedzić, albo, którym należy przekazać odpowiedni dokument. Czasem to kwestia kilku (nastu) minut, czasem to wycieczka krajoznawcza z całym szeregiem atrakcji.

Ze względu na wszechobecność i uniwersalność tego procesu jest on zwykle wdrażany przez nas w pierwszej kolejności. Jest on na tyle wdzięczny, że skutki jego uruchomienia widać niemal natychmiast. Z drugiej strony (tej deweloperskiej) na tyle nudny, że nie poświęca się mu wiele czasu. Ot workflow, lista, czasem jakiś look-up, nic ciekawego. No dobrze, czasem zdarzają się wieloetapowe i złożone procesy akceptacji takiego wniosku, na przykład taki:

I tu można się nieco wykazać J

Chociaż do dzisiaj pamiętam pewien workflow, który po rozpisaniu zajmował niemal 6 arkuszy A3, a śledzenie powiązań i zależności było poziomem skomplikowania zbliżone do powiązań między bohaterami GoT. Ale wracając do naszych wniosków, tak sobie pomyślałem niedawno, że z puli przeróżnych procesów biznesowych można wyłuskać pewną ich ilość, które swą uniwersalnością i powszechnością, są przydatne niemal w każdym przedsiębiorstwie.

Tak powstała pewna koncepcja, która ma spore szanse na realizację. Otóż idąc tym tropem pomyślałem sobie, że gdyby istniało takie miejsce, w sieci, gdzie mogę skorzystać z takiego procesu on-line, bez konieczności wdrożenia, opracowania, itp., a przy okazji za niewielkie pieniądze… co o tym myślisz?

Konsultacje społeczne? Komu to potrzebne?!

Załóżmy, że Vialutions przygotowało rozwiązanie dla Twojej firmy. Przeszło wszystkie testy, każdy element działa poprawnie, jest intuicyjna i „user friendly”, słowem: sukces pełną gębą! Tylko nikt w Twojej firmie jej nie używa. Co się stało? Wszyscy nadal tkwią w Excelu, albo wolą działać według starych, utartych zasad. Jak to się stało? Ano tak:

Managerowie i zarząd zdecydowali o wprowadzeniu innowacyjnego rozwiązania. Z ich punktu widzenia, wszystkie procedury i funkcjonalności zostały opisane i zaprogramowane. Długo głowili się z konsultantami, architektami i programistami jak, w najlepszy sposób przygotować rozwiązanie. W końcu zdecydowali się na jakąś wersję i poszło.

Czego zabrakło? W polityce nazywa się to: konsultacje społeczne, w informatyce, a właściwie w branży IT: nie mam pojęcia, ale tworzenie aplikacji dla pracowników przez osoby z niej niekorzystające to pewny sposób na wydanie pieniędzy w błoto i stworzenie nienajlepszego wizerunku zarządu.

Dlaczego ta historia jest nieprawdziwa? Bo Vialutions nie poszłaby na taki układ ;) Może nie jest to najlepsze podejście komercyjne, ale zależy nam bardzo, na tym aby stworzona aplikacja, czy rozwiązanie było akceptowane przez rzeczywistych jej użytkowników i przede wszystkim było używane. Czy da się połączyć zamysł zarządu z potrzebami szeregowych pracowników? No pewnie! Jak? No cóż, sprawdź nas ;)

Spam(uj) z głową!

Vialutions: To jak to robicie?
Marketing firmy X: No cóż. Mamy przygotowane listy klientów (w Excel’u). Tworzymy maila z promocją, ofertą, informacją, itp. Ręcznie wklejamy adresy z listy, na zasadzie kopiuj-wklej. Oczywiście wszystkie adresy wklejamy do UDW, żeby nie były widoczne i wysyłamy takiego maila.
V: Trochę to kłopotliwe, co?!?
M: No tak!
V: A w jaki sposób personalizujecie treść listów?
M: ???
V: Chodzi mi to, w jaki sposób dopasowujecie przekaz do odbiorcy? Czy treść jest dopasowana do płci, tego czy list adresowany jest do osoby prywatnej lub instytucji, etc..
M: No nie.. wysyłamy takiego samego maila do wszystkich.
V: Hmm.. i nie trafiacie do spamu?
M: Nie! Nigdy!
IT firmy X: No pewnie! Dwa razy w tygodniu czyścimy wpisy i usuwamy naszą domenę z serwerów anty-spamowych…
M: Naprawdę?!?

Serio! Dalej rozmowa potoczyła się w kierunku rozwiązań. Firma X niedawno uzbroiła się w szereg licencji Office365, stąd rozwiązania podczas rozmowy mnożyły się jak króliki w kapeluszu magika. Najprostsze, jakie zaproponowałem to wykorzystanie starej, dobrej i sprawdzonej korespondencji seryjnej na bazie Oulooka, Excela i Worda. Jak to zrobić? Nic prostszego! Do naszego dania potrzebujemy:

1 baza danych z informacjami, które chcemy wykorzystać (np. lista klientów w MS Excel)
1 dokument który chcemy wykorzystać jako nasz mail (MS Word)
1 MS Outlook jako klient poczty elektronicznej

Zaczynamy gotować! W Wordzie z menu wybieramy: Korespondencja -> Rozpocznij koresp. ser. -> Wiadomości e-mail. Wpisujemy treść wiadomości. Klikamy „Wybierz adresatów”, jeśli mamy przygotowaną listę w Excelu: „Użyj istniejącej listy”. Wybieramy plik z naszą listą i określamy, na którym arkuszu się ona znajduje. W tym miejscu możemy dodać dane personalne do listu (np. imię, nazwisko, nazwę firmy, etc.), takie które są dostępne w naszym pliku z listą ;)

Klikając „podgląd wyników” możemy przeglądnąć poprawność wprowadzanych danych. Kiedy nasz list jest już uzbrojony i dopieszczony klikamy „Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail”. Tu wprowadzamy tytuł maila i… Voila! Wiadomości zostały wysłane do naszych klientów.

Co to daje? Lepszy przekaz (indywidualny) = lepszy odbiór. Każdy adresat otrzymuje wiadomość bezpośrednią, tu domniemywam, z własnego doświadczenia, że klient lepiej czuje się otrzymując wiadomość skierowaną bezpośrednio do niego a nie do jakiejś nieokreślonej grupy odbiorców. Czy to chroni przed wpisaniem na listę spamerów? Nie do końca, ale z pewnością zmniejsza takie ryzyko.

Oczywiście powyższy opis to tzw. wierzchołek góry lodowej, bo korespondencję seryjną można rozbudowywać o wiele ciekawych i użytecznych funkcji. Zachęcam do zabawy J

Osobnym tematem jest tworzenie baz danych klientów i automatyzacja całego procesu. Do takich zabaw, zakładając posiadanie Office365 doskonale nadaje się nasz ukochany SharePoint, który jak nic innego może pomóc nam w integracji wszystkich wymienionych aplikacji. Dzięki niemu nasza kuchnia wzbogaci się o wielce użyteczny robot kuchenny. A właściwie zaczynając z niego korzystać, mając już Office365 po prostu wyciągamy go z pudełka, bo jest on już w naszym pakiecie ;) 

W następnym odcinku: o rodeo z czasem!

Napisz do mnie jeśli masz jakieś pytania lub komentarze. Zapraszam do kontaktu!

Customer first!? Klient ma zawsze rację!?

Od jakiegoś czasu jestem subskrybentem newslettera Selling4Results. W jednym z postów przekonuje on, że podążanie za sugestiami klientów nie jest najlepszą drogą do osiągnięcia sukcesu sprzedażowego. Pan Bohdan Garstecki przekonuje, że to ja, jako sprzedawca mam wykreować u klienta potrzebę, a właściwie konieczność współpracy ze mną, a nie na odwrót. I co ja na to? Pełna zgoda Panie Bohdanie J

Nauczka. Dawno temu prowadziłem rozmowy z pewnym klientem. Szło jak po maśle. Klient przygotował specyfikację rozwiązania, ja przygotowałem odpowiedź na nią. Doprecyzowaliśmy funkcjonalności i konieczne (opisane w specyfikacji klienta) rozwiązania. Zapowiadał się duuuży projekt. Zarówno ja, jak i całe Vialutions kibicowało mi w tym starciu, a prawdopodobieństwo sukcesu rosło z dnia na dzień. W końcu na placu boju zostały dwie firmy: konkurencja i my. Podczas jednej z ostatnich rozmów klient powiedział: „Wie Pan co?! Wasza konkurencja zadała mi bardzo istotne pytanie: jak ważna jest funkcjonalność X i jak często ją wykorzystujecie? I wie Pan co?!? Zdałem sobie sprawę, że jest zupełnie irracjonalna. Podoba mi się to podejście.”…. Niestety w tym samym momencie poczułem, że właśnie przyjąłem bardzo ważną lekcję, ale i smak porażki w ustach.

Wykorzystywałem tą wiedzę już wiele razy i za każdym razem okazywała się skuteczna. Czasami uświadomienie klientowi pewnych oczywistych spraw, takich „prostych rozwiązań”, okazuje się o niebo lepszym świadectwem wiedzy i profesjonalizmu niż ślepe podążanie za wszelkimi jego zachciankami.

Z drugiej strony, to naturalne dla sprzedawców, zwłaszcza, kiedy widzą już światełko w tunelu, że za wszelką cenę chcą dobić targu. Na własne potrzeby nazywam to „syndromem sprzedawcy” i doświadczyłem go wielokrotnie. Pewnie dlatego, to moja żona jest zdecydowanie lepszym kupcem ode mnie – zawsze wyciśnie większy upust, rabat, itp. ze sprzedawcy. Ja za wszelką cenę chcę zamknąć sprzedaż, ona uzyskać najlepsze warunki. Uczę się od niej i pracuję nad tym (naturalnym?) zachowaniem, by w pracy zawodowej nie ulegać, choć nie jest to łatwe J

Shortcut? Czyli: czy warto chodzic na skróty?

Szkolenia sprzedażowe i trenerzy je prowadzący zwykle zwracają uwagę, że nie należy sprzedawać ceną. To znaczy? Przekonuję, że należy klienta przekonać do swojego produktu, usług, zbudować u niego „potrzebę”, „problem”, „przepaść”, by później być postrzeganym, jako jedynie słuszne rozwiązanie. Scenariusz jest, w moim przekonaniu, jak najbardziej słuszny. Tyle teorii.

W codziennej pracy sprzedawcy, przedstawiciela handlowego, Key Account Manager’a, itp., problem ceny jest istotnym punktem, w kontaktach z klientami. Jestem przekonany, że każdy, kto kiedykolwiek zajmował się sprzedażą potwierdzi tą tezę. Umiejętność właściwej wyceny to sztuka zdobywana latami lub (jak twierdzą niektórzy) kwestia genów J A prze-szacowane i nie-do-szacowane wyceny to zmora każdego handlowca.

Pracując w poprzedniej branży problem ceny był oczywiście istotny, ale ograniczony. Był produkt, był cennik, były widełki marżowe – proste. Wystarczyło tylko zręcznie żonglować cyferkami, aby udowodnić, gdy już dochodziłem do tego etapu, że moja oferta jest nie tylko najlepsza jakościowo, ale i cenowo. Oczywiście początkowa praca nad klientem, była niezwykle ważna, ale przy negocjacjach cenowych było już łatwiej.

Teraz, w Vialutions, gdzie głównym produktem są nasze usługi, a istniejące produkty i tak najczęściej trzeba dopasować do potrzeb klienta, sprawy nieco się komplikują. A „nieco” to z pewnością nadużycie semantyczne.

Początkowo, nie zdawałem sobie sprawy z mnogości subtelnych różnic i wielości alternatywnych rozwiązań tego samego problemu. Owszem, byłem pewien, że to samo zadanie można rozwiązać na różne sposoby, ale aż tyle?!? 

Przypomniałem sobie opowieść pewnego znajomego, który postanowił sprowadzać produkty z Chin. Chcąc doprecyzować wszelkie szczegóły i sprawdzić wszystko na miejscu pojechał do zakładu producenta. Po wizycie w fabryce, przeszli do salonu wystawowego, gdzie w jednym szeregu stały te same (pozornie) produkty. Mój znajomy chcąc dobić targu zapytał o proponowaną cenę, a w odpowiedzi usłyszał pytanie:

- A ile Ty chcesz zapłacić?

- Jak to? Przecież to Wy powinniście przedstawić mi ofertę! – odpowiedział.

- Widzisz te produkty? – zapytał gospodarz.

- Tak! Są takie same.

- Niby tak, tylko ten z prawej kosztuje 10$, następny 20$, a ten na końcu 200$.

Mój znajomy był zszokowany! Był przekonany, że ogląda wiele kopii tego samego produktu. To chyba nazywa się relacja „jakość/cena”.

Dokładnie tak samo jest z usługami, a w szczególności z usługami IT. Przykłady można mnożyć, ale dla mnie najbardziej charakterystyczny jest ten pierwszy, z którym się zetknąłem. Otóż swego czasu mój klient potrzebował wdrożyć pewne rozwiązanie (dość prosty proces biznesowy dotyczący akceptacji kosztów). Zgodnie z naszą procedurą przygotowaliśmy analizę, opis i wycenę. Po dość krótkim czasie klient zdecydował, że chciałby wdrożyć nasze rozwiązanie, ale ma ręce związane budżetem. Cóż było robić? Ponieważ zarząd firmy był nieugięty, zaproponowałem rozwiązanie o tej samej funkcjonalności, ale mniej „ergonomiczne” i nieco toporne. Bardzo zależało mi na tym kliencie, dlatego za wszelką cenę chciałem tam zaistnieć. Przeszło.

Nie minęło jednak dużo czasu, kiedy otrzymałem wiadomość, że rozwiązanie jest niezadowalające, bo: mniej „ergonomiczne” i nieco toporne. Hmm… koniec końców, klient zrezygnował z jego rozwoju, ze względu na ograniczenia budżetowe, a nasza dalsza współpraca stała się zagrożona.

Czego się nauczyłem? Że zdecydowanie nie warto iść na skróty, a chęć stosowania pół-środków jest zgubna. Dzisiaj na pytania o cenę odpowiadam:

„Vialutions jest firmą stawiającą, na jakość i rozwiązania dopasowane do potrzeb klientów. Nasze podejście do biznesu, czy mówiąc górnolotnie „filozofia”, jest doceniana przez wielu klientów na całym świecie. Niestety przez nasze uparte dążenie do dostarczania najwyższej jakości rozwiązań musimy pogodzić się z obniżoną konkurencyjnością naszych cen.”

Czy to się opłaca? Powiem tak: może nie mamy największego portfela klientów na rynku. Może omijają nas czasem wielkie (budżetowo) kontrakty. Ale wolę mieć jednego, zadowolonego klienta, niż całą armię niezadowolonych.

W następnym odcinku: nie gadam z tobą!

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Check the resource! Czyli planowanie dla opornych :)

Czy zdarzyła Wam się kiedyś sytuacja, w której rozpoczęliście realizację jakiegoś projektu (np. wizyta w toalecie), ale w trakcie jego wykonania okazało się, że nie macie potrzebnych środków (np. papieru toaletowego)? No cóż, pewnie tak! Jak rozwiązaliście problem?

W podobnej sytuacji znalazł się jeden z naszych klientów, firma realizująca skomplikowane projekty inżynieryjne. Owa firma, ciesząca się dużym uznaniem w swojej branży miała kilkukrotnie problemy z realizacją ze względu na brak informacji o bieżącym wykorzystaniu zasobów. Brzmi enigmatycznie, trochę. Załóżmy, że musisz upiec ciasto, co potrzebujesz? Składniki typu mąka, cukier, jajka, itp. Dodatkowo potrzebna będzie forma, piekarnik, miejsce do przygotowania, przepis i pewnie parę innych rzeczy. No dobrze, idziesz na zakupy, wracasz do domu, zgodnie z przepisem łączysz składniki i pieczesz.. niby nic wielkiego, ale dobrze mieć sąsiada, jeśli zapomni się o proszku do pieczenia.

A teraz upieczmy to ciasto w restauracji, gdzie kucharzy jest kilku. Załóżmy, że masz wszystkie składniki, połączysz je zgodnie z przepisem – ups.. piekarnik jest zajęty i musisz poczekać pół godziny. Nie pomyślałeś o tym – zdarza się. A Twoi klienci czekają, ale ile można czekać na deser?

Dodajmy jeszcze jedną zmienną: zasoby ludzkie. Umówmy się, że jesteś kierownikiem restauracji i oprócz powyższych założeń, musisz mieć na uwadze urlop Janka w przyszłym tygodniu, szkolenie Ani w środę i chorobę Jurka… dzisiaj. Zaczyna robić się „dość gęsto”, a nowe zmienne pojawiają się i krzyżują Twoje plany.

Acha! Pamiętaj jeszcze o kosztach! Musisz je zaplanować i trzymać się budżetu. Przecież nie chcesz splajtować już na starcie projektu!

Pomijając kontekst kulinarny, tak właśnie wyglądał projekt dla wspomnianego wcześniej klienta. Narzędzie do planowania i zarządzania projektami, które automatyzowałoby pracę osoby odpowiedzialnej za nie. Oczywiście, nasz klient miał dość ograniczony budżet (że tak delikatnie i dyplomatycznie to ujmę), a problem „gorący”. Co zrobiliśmy? Zaprojektowaliśmy i zbudowali aplikację vPlan, czyli proste narzędzie, które w rękach naszego klienta urosło do rangi głównego narzędzia planowania. Co do zasady to zestaw kilku list i bibliotek powiązanych zgrabną logiką w tle, czyli to, co oferuje SharePoint po odpakowaniu go z pudełka. Proste, a jednocześnie wyszukane i, co najważniejsze: skuteczne!

Jak to wygląda teraz? Jako kierownik restauracji siadasz do komputera. W aplikacji określasz rodzaj projektu, potrzebne zasoby i budżet. Do odpowiednich zadań dobierasz odpowiednie produkty, osoby, sprzęty, etc. Przy czym aplikacja pamięta co masz w spiżarni, kto jest nieobecny lub zaangażowany w inny projekt, jakie sprzęty i kiedy są dostępne. Po zakończeniu planowania uruchamiasz projekt, a odpowiedni uczestnicy otrzymują informację, kiedy, gdzie i co mają zrobić. Na każdym etapie realizacji możesz otrzymać informacje, jaki jest bieżący status, czy są jakieś zmiany (np. ktoś się rozchorował, sprzęt się zepsuł, etc.). A po zakończeniu raport z realnego czasu realizacji projektu, jego kosztów itp. Proste? No ba! 

Od tamtego czasu minęło już wiele miesięcy. vPlan został już wielokrotnie modyfikowany i ulepszany i w chwili obecnej jest jednym z naszych flagowych okrętów, w ramach floty produktów (prawie) out-of-the-box. Piszę o nim, ponieważ niedawno otrzymałem informację, że dostał się do grona finalistów European SharePoint Community Awards 2015 w kategorii - Best SharePoint Solution i, nie ukrywam, jestem z tego dumny J

W następnym odcinku: a ile to kosztuje?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Chmura dla każdego.

Pamiętam moją pierwszą podróż samolotem i wrażenie, jakie zrobił na mnie widok chmur „z bliska”. Z dołu zawsze wydawały mi się strukturami dość płaskimi, nawet te wypiętrzające się, burzowe, z widoczną strukturą przestrzenną owszem robiły wrażenie, ale kiedy spojrzeć na nie z perspektywy ptaka, no cóż.. szczęka mi opadła. Ich ogrom, różnorodność kształtów i barw, ale też wrażenie niestałości, czegoś ulotnego i nietrwałego, łatwo ulegającego transformacjom.

Kiedy po wielu latach od mojej pierwszej podniebnej podróży usłyszałem po raz pierwszy o chmurze w kontekście informatycznym poczułem swoistą niepewność i z wrodzonym mi sceptycyzmem podszedłem nieufnie do tego zjawiska. No, bo co to jest ta chmura? Że jak, mam coś wysłać „gdzieś’ i liczyć, że ten obłoczek się nie rozpłynie? Słabe. Długo chodziłem wokół tematu chmur starając się go nie dotykać – bo i po co? Myślę, że nie jestem odosobniony w takim podejściu, a właściwie byłem. A co się zmieniło? Otoczenie.

Nabyłem drogą kupna smartfona. Początkowa fascynacja została zdublowana podczas jego użytkowania. A bo to wszystko pod ręką, mail dostępny i pogodę można sprawdzić, wiadomości poczytać albo książkę, bajkę dzieciom włączyć, a co najważniejsze, zawsze mam aparat fotograficzny przy sobie. Super – do czasu. Po dość krótkim czasie okazało się, że moja karta pamięci jest pełna, nic prostszego! Podłączyć do komputera i zgrać zdjęcia, łatwizna! No tak, tylko nie zawsze jest do niego dostęp, a zdjęcia i filmy robić się chce! Poza tym, jak już zrzucę zdjęcia do komputera, to nie pochwalę się nimi przy okazji imienin u cioci – klops.

No i cóż było robić. Trzeba było spróbować pobawić się tą chmurką. Oczywiście dostępne są przeróżne, a ja nie chcę się na ich temat (na razie) rozpisywać. Faktem za to jest, że zacząłem korzystać z mojej prywatnej chmury. Wrażenia? Po pierwsze byłem zaskoczony jak szybka i prosta jest konfiguracja. Po drugie byłem zaskoczony, że działa to tak szybko. Po trzecie, usiadłem z wrażenia widząc, w jaki sposób moje zdjęcia zostały skatalogowane i jak prosty jest do nich dostęp. „Nieźle” pomyślałem. Nie musiałem też długo czekać, żeby przekonać się w jak ekspresowym tempie rozwija się ta cała „chmurowa zabawa”. Mało tego widzę, że już dawno przestało to być zabawą, a stało się poważnym narzędziem.

Jak wspominałem, zawodowo zajmuję się sprzedażą i analizą IT, dlatego nie musiałem długo czekać, aby po raz pierwszy zmierzyć się z „chmurowymi” aplikacjami i możliwościami. Najciekawszy z tego wszystkiego jest fakt, iż pierwotne uprzedzenia i obawy powoli zostają zastępowane pragmatyzmem i kalkulacją. Jeszcze nie tak dawno temu znalezienie klienta, który ma już jakieś rozwiązania, albo planuje je mieć w „chmurze” było jak szukanie tej igły-co-to-się-na-polu-zgubiła. Dzisiaj takie myślenie nie jest jeszcze powszechne, ale zdecydowanie bardziej rozpowszechnione. Ciekawym aspektem „chmurologii” jest niemal dowolna jej skalowalność i możliwe kombinacje (od rozwiązań w 100% chmurowych do wykorzystywania chmur jedynie, jako backupu lub centrów obliczeniowych), o tych kombinacjach kiedyś jeszcze sobie „porozmawiamy”.

Chyba najlepszym obrazem obecnego etapu rozwoju chmur jest rosnąca ilość migracji systemów on-premise do rozwiązań „cloud’owych” lub jego hybryd, jakie realizujemy w Vialutions. Jak przypomnę sobie ten sceptycyzm z początków Azure i innych rozwiązań chmurowych, to aż żal bierze, że nie nagrywałem wtedy moich kolegów. Ale chyba taki właśnie jest żywot nowych technologii. Sprawdziłem to na sobie wielokrotnie i zapewne jeszcze nie raz będę z rezerwą przyjmował nowinki, które za chwilę staną się moim nieodłącznym towarzyszem. Ale cóż robić, w końcu z poziomu chmury już tylko jeden krok do gwiazd ;)

W następnym odcinku: Matrix jest lepszy.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Ekspresowe tworzenie dokumentów, raz!

Puzzle – forma rozrywki polegająca na składaniu dużego obrazka z małych fragmentów o charakterystycznych kształtach. Za twórcę pierwszych puzzli uważany jest John Spilsbury, londyński grawer i kartograf (1763 rok). (Wikipedia) 

Każdy układał chociaż raz w życiu. Mogą być proste, nawet dwu-elementowe, aż po największe na świecie:

(wpisane do księgi rekordów Guinnessa) ułożyło 1600 studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Ho Chi Minh w Wietnamie. Puzzle powstały 24 września 2011 i składały się z 551 232 elementów o wymiarach 2,5 × 2,5 cm każdy, zajmując powierzchnię 14,85 × 23,20 m (Wikipedia)

 Mogą przedstawiać dowolny obraz, prywatną fotografię, cokolwiek. To co je łączy, to idea tworzenia większego obrazu z niewielkich elementów. A dlaczego piszę o puzzlach? Otóż, pewnego pięknego dnia (choć tego nie jestem pewien, być może padało) spotkałem się z pewnym klientem, który potrzebował wdrożyć system tworzenia dokumentów oraz nadzorować ich obieg.

Idea polegała na stworzeniu jednolitego szablonu dokumentów dla całej firmy. Dokumentów, które mogłyby być edytowane przez wiele osób, następnie podlegałyby akceptacji osób decyzyjnych, a wynik miał być zapisywany w chroniony sposób uniemożliwiający zmianę. 

W trakcie prowadzenia analizy procesu, zaproponowaliśmy kilka udogodnień, które są dostępne out-of-the-box na platformie MS SharePoint jak również kilka funkcjonalności autorstwa Vialutions. Z pomocą w tworzeniu tego rozwiązania przyszła właśnie idea puzzli.

Umowy. Bo o takich dokumentach właśnie piszę, charakteryzują się pewnym niezmiennym układem. Mamy tu określenie stron umowy, preambułę, szereg warunków, etc. Każdy z tych elementów, choć czasem zawiera dane amienne można dokładnie opisać w formie szablonu. My o tych małych szablonach pomyśleliśmy jak o puzzlach, które, po niewielkich modyfikacjach będą tworzyły końcowy dokument.

Wyobraź sobie taką sytuację: wpisujesz do bazy dane stron, wybierasz szablon dokumentu (np. umowa o dzieło, pozew cywilny, etc.).

Do otrzymanej "mapy" dokumentu dobierasz poszczególne elementy ukałdanki, wcześniej zdefiniowane i dopasowane do poszczególnych części wybranego szablonu.

Dokument jest gotowy.

Acha! Co Ciekawe, dane wprowadzone na początku, są automatycznie wstawiane w odpowiednie miejsce dokumentu (np. nazwa kontrahenta, adresy, nip, etc.), jeśli potrzebne jest wprowadzenie danych zmiennych (np. wysokość wynagrodzenia, koszty, przedmiot pozwu, komentarze, uzasadnienie etc.), mechanizm tworzenia dokumentu sam dopomina się o ich wpisanie. Łatwe? Bardzo!

Dalej, taki dokument, w zależności od jego charakteru jest przekierowywany do odpowiednich osób decyzyjnych (np. kierownik, księgowa, prawnik, etc.), które mogą go edytować, przesłać do poprawy, nanieść uwagi, w końcu zaakceptować lub odrzucić. O czym pisałem w poprzednim poście. A co najważniejsze wszystko odbywa się zgodnie z przyjętą procedurą, ale w pełni elektronicznie i bez udziału twórcy dokumentu. Ten oczywiście otrzymuje powiadomienia o każdej operacji wykonanej na dokumencie, ale pozbywa się konieczności pielgrzymek od drzwi-do-drzwi w celu zgromadzenia odpowiednich podpisów. Jak dla mnie to wymierna oszczędność czasu, pieniędzy, energii, itp., itd... Słowem korzyść, którą można uzyskać w bardzo krótkim okresie.

Dla kogo? Właściwie dla każdej firmy, która "produkuje" dużą ilość dokumentów :) Może to być #kancelaria prawnicza, #biuro pracy tymczasowej, #agencja reklamowa zatrudniająca hostessy, czy aktorów, firma, która podpisuje umowy z kontrahentami. Przykłady można mnożyć. 

I znów zadziwienia klienta nie było końca: "To tak można?!?". Można :)

W następnym odcinku: Excel - pierwsze starcie.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re:...

Myślę, że schemat działania Vialutions nie odbiega znacząco od przyjętego powszechnie w branży IT. Aby dostarczyć potrzebne rozwiązanie skupiamy się na jak najlepszym rozpoznaniu potrzeb klienta. W ramach przygotowań do realizacji przeprowadzamy kilkustopniową analizę problemu.

Po pierwsze, zespół sprzedażowy przeprowadza analizę wstępną, na tym etapie zbieramy jak najwięcej informacji o poszukiwanym rozwiązaniu. Dalej razem z architektem i deweloperem szacujemy jego koszty i przekazujemy taki wstępny kosztorys klientowi. Po akceptacji, architekt i deweloper przygotowuje szczegółowe rozwiązanie, a klient otrzymuje je w formie analizy technicznej. Po negocjacjach (J) i akceptacji oferty przystępujemy do realizacji.

Kiedyś, pracując w firmach niedysponujących narzędziem o nazwie SharePoint, przygotowanie jednego dokumentu przez kilka osób wyglądało tak, że po tzw. „burzy mózgów”, osoba odpowiedzialna za projekt tworzyła dokument i rozsyłała go do osób zainteresowanych. Oczywiście droga mailową. Te osoby odsyłały poprawki i uwagi. Te zostawały nanoszone do dokumentu i przekazywane znów do zaakceptowania. Czy temat maila: „Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re: Oferta dla firmy X” coś Ci mówi?

No właśnie! A ile czasu trwa przygotowanie takiego dokumentu? Nie chcesz o tym mówić?! Rozumiem doskonale! To tak jakby stworzony dokument mnożył się na różne sposoby, a kiedy dojrzeje wszystkie te klony wracały do Ciebie, żeby mogły być przekute na nowy i tak w koło.

Wyobraź sobie taką sytuację: „Tworzysz dokument. Umieszczasz go w miejscu dostępnym tylko dla osób upoważnionych. Wszystkie osoby upoważnione mogą go edytować. Nawet jednocześnie. Na końcu, każda z tych osób może kliknąć: Akceptuję. A Ty otrzymujesz powiadomienie, że status dokumentu zmienił się na: Gotowe!”. Fajnie, nie?!? A jak do tego dodam, że możesz podglądnąć każdą kolejną zmianę w dokumencie i ewentualnie przywrócić jej wersję z konkretnej daty? Brzmi wręcz nierealnie. Wiem, bo było to zaskoczeniem dla mnie i jest dla każdego, kto nie miał styczności z tą podstawową funkcjonalnością SharePoint’a.

Właśnie ta funkcjonalność otworzyła mi oczy na możliwości SharePoint’a w pierwszym miesiącu mojej pracy w Vialutions. Kiedy po spotkaniu z pierwszym klientem spisałem wnioski i opisałem problem, „powiesiłem” dokument na naszej platformie firmowej, określiłem zespół roboczy i.. kilka minut później otrzymałem informację, że dokument, którym zarządzam został właśnie zmieniony. Potem jeszcze raz i kolejny. A kiedy pod koniec dnia przeglądnąłem analizę odkryłem, że właściwie jest już gotowy. Kilka kliknięć i drobnych zmian edycyjnych. Voila! I to bez wysłania jednego maila J Szok.

Teraz opowiadając o możliwych rozwiązaniach, czy budując podstawy analizy z klientem wspominam o tych możliwościach widzę dokładnie takie samo zdziwienie, zaskoczenie i niedowierzanie w jego oczach. I nic w tym dziwnego. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do obiegu mailowego dokumentów, ale chyba już czas dać odpocząć naszym serwerom, nie sądzisz? ;)

W następnym odcinku: zabawa w puzzle.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Szukacie? a znajdujecie?

W niecały miesiąc od rozpoczęcia mojej pracy w Vialutions odebrałem wiadomość od klienta. Dużego klienta. Poziom ekscytacji +100. Po wstępnej analizie telefonicznej, wraz z deweloperem pojechaliśmy na spotkanie.

Kawa, woda, herbata.. pogaduszki zmiękczające o pogodzie.. w końcu przeszliśmy do konkretów. Rozmowa układała się sympatycznie, zdobywaliśmy wiele cennych informacji. Właściwie cała ta rozmowa mogłaby zostać podzielona na części i poddana osobnej analizie, bo jak dowiedziałem się w trakcie mojej późniejszej pracy zostały w jej trakcie poruszone chyba wszystkie aspekty architektury środowiska MS SharePoint, neizrozumiałe i nowe dla jego potencjalnych użytkowników. O założeniach i architekturze tej platformy kiedy indziej, przytoczę teraz urywek naszej rozmowy:

- To jak dużo danych Państwo przechowują?

- Hmm.. około 1.000.000 plików.

- Sporo. A jak znajdujecie potrzebne?

- Właściwie to nie mamy wyszukiwarki.. za każdym razem robimy to ręcznie.

- Jak to ręcznie?

- No tak! Nasza "wyszukiwarka" za każdym razem daje inne wyniki, poza tym nie potrafi wyszukiwać konkretnej treści tylko przeszukuje nazwy plików. A ponieważ nie istnieje żadna reguła ich nazywania, sam Pan rozumie...

- To jakiś koszmar!!

Dokładnie: koszmar. Nie mogłem uwierzyć, że tak duża firma, z tak rozproszoną strukturą może w ten sposób działać. Czy można coś z tym zrobić? Oczywiście! Pomijając możliwość tagowania plików, wprowadzania ich opisów, etc. SharePoint daje możliwość wyszukiwania pełnotekstowego całej swojej zawartości, czyli wszystkich plików, które są do niego wysłane.

W trakcie tej rozmowy, okazało się, że funkcjonalność na której klientowi zależało najbardziej jest dostępna "od ręki" bez konieczności wprowadzenia dodatkowych zmian programistycznych. Oczywiście istnieje możliwość ograniczania wyświetlanych wyników do tych , które użytkownik jest uprawniony zobaczyć, ale uprawnienia i możliwości z tego wynikające, to już inna bajka :)

W następnym poście: o tym jak tworzyliśmy analizę projektu.

Ale z czym to się je?

Stawiłem się na czas...

Krótki wstępniak, uściski dłoni, papierkowo, no dobrze, to siądź i zapoznaj się z produktem który będziesz sprzedawał. Mam owijać w bawełnę? Nieee.. Microsoft SharePoint - polecono mi samodzielnie zapoznać się z produktem.

Strona logowania, strona główna, hmm.. co to jest? Żeby było prościej: dostałem do ogarnięcia zupełnie "czystą" wersję SharePoint'a. No może niezupełnie czystą, bo wzbogaconą o parę web-partów, które produkujemy. Powiem szczerze: obczytałem się conieco przed przystąpieniem do pracy, ale nie na wiele się to zdało. Po kilku godzinach, byłem przekonany, że trafiłem do piekła, w którym mam sprzedawać produkt drogi i zupełnie bezużyteczny.

Jestem pewien, że dokładnie takie wrażenie robi "goła" instalacja SharePointa na użytkownikach. Ot po prostu kolejny zasób dyskowy, jakieś katalogi, itp., nic specjalnego. Teraz, po wielu miesiącach pracy z tym rozwiązaniam, rozumiem, gdzie był mój błąd i wiem, jaki jest błąd moich klientów, którzy decydują się na instalację "golasa" i poddanie go pod osąd pracowników. W takiej sytuacji mam pewność, że temat SharePointa nie będzie rokował.

Zabawa, bo to chyba najlepsze określenie, z "gołym" SharePointem jest jak gra w pasjansa na mega-wydajnym super-komputerze. Niby wszystko gra, w sensie pasjans działa, tylko dlaczego tak dużo muszę za to płacić?

Wiele czasu zajęło mi "dochodzenie" czym tak naprawdę jest SharePoint i co można z niego wycisnąć, dlatego nie dziwię się frustracji i niechęci ludzi, którzy zetknęli się z nim bez wsparcia i czasu jakie ja dostałem. Dlatego też uznałem, że miejsce w którym się znalazlem, to doskonałe pole do budowy i rozwoju, o nieznanych dotychczas dla mnie możliwościach i perspektywach.

W następnym poście.

- To jak dużo danych Państwo przechowują?

- Hmm.. około 1.000.000 plików.

- Sporo. A jak znajdujecie potrzebne?

- Właściwie to nie mamy wyszukiwarki.. za każdym razem robimy to ręcznie.

cdn...