Spam(uj) z głową!

Vialutions: To jak to robicie?
Marketing firmy X: No cóż. Mamy przygotowane listy klientów (w Excel’u). Tworzymy maila z promocją, ofertą, informacją, itp. Ręcznie wklejamy adresy z listy, na zasadzie kopiuj-wklej. Oczywiście wszystkie adresy wklejamy do UDW, żeby nie były widoczne i wysyłamy takiego maila.
V: Trochę to kłopotliwe, co?!?
M: No tak!
V: A w jaki sposób personalizujecie treść listów?
M: ???
V: Chodzi mi to, w jaki sposób dopasowujecie przekaz do odbiorcy? Czy treść jest dopasowana do płci, tego czy list adresowany jest do osoby prywatnej lub instytucji, etc..
M: No nie.. wysyłamy takiego samego maila do wszystkich.
V: Hmm.. i nie trafiacie do spamu?
M: Nie! Nigdy!
IT firmy X: No pewnie! Dwa razy w tygodniu czyścimy wpisy i usuwamy naszą domenę z serwerów anty-spamowych…
M: Naprawdę?!?

Serio! Dalej rozmowa potoczyła się w kierunku rozwiązań. Firma X niedawno uzbroiła się w szereg licencji Office365, stąd rozwiązania podczas rozmowy mnożyły się jak króliki w kapeluszu magika. Najprostsze, jakie zaproponowałem to wykorzystanie starej, dobrej i sprawdzonej korespondencji seryjnej na bazie Oulooka, Excela i Worda. Jak to zrobić? Nic prostszego! Do naszego dania potrzebujemy:

1 baza danych z informacjami, które chcemy wykorzystać (np. lista klientów w MS Excel)
1 dokument który chcemy wykorzystać jako nasz mail (MS Word)
1 MS Outlook jako klient poczty elektronicznej

Zaczynamy gotować! W Wordzie z menu wybieramy: Korespondencja -> Rozpocznij koresp. ser. -> Wiadomości e-mail. Wpisujemy treść wiadomości. Klikamy „Wybierz adresatów”, jeśli mamy przygotowaną listę w Excelu: „Użyj istniejącej listy”. Wybieramy plik z naszą listą i określamy, na którym arkuszu się ona znajduje. W tym miejscu możemy dodać dane personalne do listu (np. imię, nazwisko, nazwę firmy, etc.), takie które są dostępne w naszym pliku z listą ;)

Klikając „podgląd wyników” możemy przeglądnąć poprawność wprowadzanych danych. Kiedy nasz list jest już uzbrojony i dopieszczony klikamy „Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail”. Tu wprowadzamy tytuł maila i… Voila! Wiadomości zostały wysłane do naszych klientów.

Co to daje? Lepszy przekaz (indywidualny) = lepszy odbiór. Każdy adresat otrzymuje wiadomość bezpośrednią, tu domniemywam, z własnego doświadczenia, że klient lepiej czuje się otrzymując wiadomość skierowaną bezpośrednio do niego a nie do jakiejś nieokreślonej grupy odbiorców. Czy to chroni przed wpisaniem na listę spamerów? Nie do końca, ale z pewnością zmniejsza takie ryzyko.

Oczywiście powyższy opis to tzw. wierzchołek góry lodowej, bo korespondencję seryjną można rozbudowywać o wiele ciekawych i użytecznych funkcji. Zachęcam do zabawy J

Osobnym tematem jest tworzenie baz danych klientów i automatyzacja całego procesu. Do takich zabaw, zakładając posiadanie Office365 doskonale nadaje się nasz ukochany SharePoint, który jak nic innego może pomóc nam w integracji wszystkich wymienionych aplikacji. Dzięki niemu nasza kuchnia wzbogaci się o wielce użyteczny robot kuchenny. A właściwie zaczynając z niego korzystać, mając już Office365 po prostu wyciągamy go z pudełka, bo jest on już w naszym pakiecie ;) 

W następnym odcinku: o rodeo z czasem!

Napisz do mnie jeśli masz jakieś pytania lub komentarze. Zapraszam do kontaktu!

Narzędzie do wszystkiego. Czyżby?!?

Zacznijmy od podstaw. Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Ponieważ jestem zwolennikiem teorii, że pewne prawa są uniwersalne niezależnie od pierwotnego ich stworzenia, zauważyłem, że podobne historie dzieją się w moim świecie zawodowym. Spójrzmy przykładowo na pakiet Microsoft Office jak na grupę komplementarnych narzędzi warsztatowych. Komplementarnych, czyli takich, które są ze sobą powiązane, ale przez uzupełnianie się, nie zastępowanie. Z naszego pakietu przyjrzyjmy się szczególnie jednemu narzędziu, myślę o MS Excel.

Co to jest ten Microsoft Excel?

Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) – arkusz kalkulacyjny produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS. (Wikipedia)

Acha! Czyli jest to arkusz kalkulacyjny (trudne słowo). Ciekawe do czegóż może służyć ów arkusz kalkulacyjny?

Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez użytkowników domowych. Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej. W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie. Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania (adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane). Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii. Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych. (Wikipedia)

Rozumiem! Czyli to takie narzędzie do przeprowadzania przeróżnych obliczeń. Wszystko jasne!! W takim razie zapiszę sobie w nim książkę adresową! Albo lepiej! Będę prowadził w nim notatki ze spotkań z klientami. Nieee! Lepiej skataloguje sobie w nim wszystkie produkty, którymi handluję, albo będę tworzył schematy blokowe i projektował procesy biznesowe! STOOOOOP! Czy widzisz tu gdzieś błąd logiczny? A czy przypomina Ci to sposób, w jaki Ty lub Twoja firma używa Excel’a? To tak, jakby kupić cały komplet narzędzi warsztatowych (nietanich) i używać tylko wkrętaka. Da się wkręcić śrubkę? No pewnie – po to on jest! A wbić gwoździa? Rączką, można! A wywiercić otwór? Pewnie, w jednym rozmiarze, ale się da! A przeciąć deskę? Przy odrobinie, no dobra: dużej determinacji, jasne! Tylko, po co inne narzędzia? A może łatwiej wbić gwóźdź młotkiem, otwór wywiercić wiertarką, a deskę przeciąć piłą?

W Vialutions niemal codziennie spotykam się z pytaniami od klientów, o możliwość przeniesienia czegoś z Excel’a do innego narzędzia z pakietu Microsoft. Tak, głównie do SharePoint’a lub za jego pośrednictwem, bo jest on takim spójnikiem, spinaczem, czy łącznikiem między wszystkimi aplikacjami Office’a. I robimy to z ochotą, ale pamiętaj: każde narzędzie ma swoje przypisane mu możliwości, więc jeśli zdecydujesz się nawrócić nie oczekuj, że młotkiem po tuningu będziesz mógł wkręcać śrubki. Tak, pokażemy Ci również jak działa wkrętak ;)

W następnym odcinku: o oswajaniu chmur.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!