Time management. Czyli jak zaprzyjaźnić się z kalendarzem.

Podobno każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu. 24 godziny na dobę, 7 dób w tygodniu, 52 tygodnie w roku, itd. Nie da się doby wydłużyć, albo skrócić, nie da się obejść praw fizyki świata, w którym żyjemy.

Zakładając, że powyższa teza jest prawdziwa, co nam pozostaje? Można czas, którym dysponujemy wykorzystywać w sposób zupełnie dowolny. Można organizować go wedle własnych upodobań i potrzeb. No chyba, że mówimy o czasie pracy. No dobrze, zgoda! W pracy też możemy wykorzystywać czas według naszych upodobań, tylko warto, aby były one zbieżne z upodobaniami naszego chlebodawcy. W przeciwnym wypadku z naszego dziennego grafiku może ubyć wiele zadań, łącznie z wydawaniem pieniędzy ;)

Istnieje wiele szkół, trenerów, technik i sposobów na efektywne wykorzystanie czasu. Wielu płaci nawet pieniądze za tą wiedzę. Istnieje też wiele narzędzi, które pomagają we wdrożeniu nabytych umiejętności zarządzania czasem. Obecnie najbardziej rozpowszechnionym narzędziem na świecie jest wprowadzony 15 października 1582 przez papieża Grzegorza XIII i oparty na długości roku zwrotnikowego kalendarz gregoriański. W skrócie: kalendarz.

Ręka do góry, kto nie wie, o czym piszę!

Istnieją, co najmniej dwie szkoły: jedna używa kalendarza niemal z nabożeństwem skrupulatnie notując tam wszelkie wydarzenia i planując przyszłość. Druga.. no cóż, zdaje sobie sprawę z jego istnienia [kropka].

Niedawno odbyłem ciekawą dyskusję w szerokiej grupie składającej się z przedstawicieli różnych działów pewnej firmy oraz jej zarządem. Rozmawialiśmy o platformie SharePoint, która pojawiła się u nich wraz z pakietem Office365. A rozmawialiśmy w kontekście przeróżnych procesów biznesowych i ich automatyzacji, które Vialutions mógłby potencjalnie dla owej firmy skonfigurować na rzeczonej platformie.

Bardzo istotnym punktem programu, było omówienie aplikacji Kalendarz i jej możliwości. Opowiadałem o funkcjach podstawowych, o planowaniu spotkań, o sposobie wynajdywania informacji o dostępności danych osób. Była też mowa o integracji tych danych z aplikacją pozwalającą na przykład na wyświetlanie alertów o nieobecności osoby, do której chcemy przypisać zadanie, itp. Zasadniczo, dużo rozmawialiśmy na ten temat. Okazało się, że to archaiczne narzędzie może być niezwykle użyteczne i w naszych czasach ;) Ale! No właśnie jest jedno i to zasadnicze „ale”: trzeba go używać!

Nawet najlepsze rozwiązanie, jeśli jest oparte na danych, które mają generować użytkownicy (nomen omen), pozbawione ich powoduje jego, powiedzmy: nienajlepsze działanie. I tu dochodzimy do sedna sprawy: Vialutions od lat zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych, ich usprawnianiem, obiegiem dokumentów elektronicznych, archiwizacją, słowem wszystkim, co może kojarzyć się z funkcjonowaniem dokumentu i przepływem pracy (workflow) w organizacji. Żadne jednak rozwiązanie, nawet te przygotowane przez Vialutions, nie zadziała bez udziału użytkowników J A jak ich przekonać? O tym następnym razem ;)

Narzędzie do wszystkiego. Czyżby?!?

Zacznijmy od podstaw. Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Ponieważ jestem zwolennikiem teorii, że pewne prawa są uniwersalne niezależnie od pierwotnego ich stworzenia, zauważyłem, że podobne historie dzieją się w moim świecie zawodowym. Spójrzmy przykładowo na pakiet Microsoft Office jak na grupę komplementarnych narzędzi warsztatowych. Komplementarnych, czyli takich, które są ze sobą powiązane, ale przez uzupełnianie się, nie zastępowanie. Z naszego pakietu przyjrzyjmy się szczególnie jednemu narzędziu, myślę o MS Excel.

Co to jest ten Microsoft Excel?

Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) – arkusz kalkulacyjny produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS. (Wikipedia)

Acha! Czyli jest to arkusz kalkulacyjny (trudne słowo). Ciekawe do czegóż może służyć ów arkusz kalkulacyjny?

Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez użytkowników domowych. Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej. W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie. Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania (adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane). Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii. Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych. (Wikipedia)

Rozumiem! Czyli to takie narzędzie do przeprowadzania przeróżnych obliczeń. Wszystko jasne!! W takim razie zapiszę sobie w nim książkę adresową! Albo lepiej! Będę prowadził w nim notatki ze spotkań z klientami. Nieee! Lepiej skataloguje sobie w nim wszystkie produkty, którymi handluję, albo będę tworzył schematy blokowe i projektował procesy biznesowe! STOOOOOP! Czy widzisz tu gdzieś błąd logiczny? A czy przypomina Ci to sposób, w jaki Ty lub Twoja firma używa Excel’a? To tak, jakby kupić cały komplet narzędzi warsztatowych (nietanich) i używać tylko wkrętaka. Da się wkręcić śrubkę? No pewnie – po to on jest! A wbić gwoździa? Rączką, można! A wywiercić otwór? Pewnie, w jednym rozmiarze, ale się da! A przeciąć deskę? Przy odrobinie, no dobra: dużej determinacji, jasne! Tylko, po co inne narzędzia? A może łatwiej wbić gwóźdź młotkiem, otwór wywiercić wiertarką, a deskę przeciąć piłą?

W Vialutions niemal codziennie spotykam się z pytaniami od klientów, o możliwość przeniesienia czegoś z Excel’a do innego narzędzia z pakietu Microsoft. Tak, głównie do SharePoint’a lub za jego pośrednictwem, bo jest on takim spójnikiem, spinaczem, czy łącznikiem między wszystkimi aplikacjami Office’a. I robimy to z ochotą, ale pamiętaj: każde narzędzie ma swoje przypisane mu możliwości, więc jeśli zdecydujesz się nawrócić nie oczekuj, że młotkiem po tuningu będziesz mógł wkręcać śrubki. Tak, pokażemy Ci również jak działa wkrętak ;)

W następnym odcinku: o oswajaniu chmur.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!