Time management. Czyli jak zaprzyjaźnić się z kalendarzem.

Podobno każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu. 24 godziny na dobę, 7 dób w tygodniu, 52 tygodnie w roku, itd. Nie da się doby wydłużyć, albo skrócić, nie da się obejść praw fizyki świata, w którym żyjemy.

Zakładając, że powyższa teza jest prawdziwa, co nam pozostaje? Można czas, którym dysponujemy wykorzystywać w sposób zupełnie dowolny. Można organizować go wedle własnych upodobań i potrzeb. No chyba, że mówimy o czasie pracy. No dobrze, zgoda! W pracy też możemy wykorzystywać czas według naszych upodobań, tylko warto, aby były one zbieżne z upodobaniami naszego chlebodawcy. W przeciwnym wypadku z naszego dziennego grafiku może ubyć wiele zadań, łącznie z wydawaniem pieniędzy ;)

Istnieje wiele szkół, trenerów, technik i sposobów na efektywne wykorzystanie czasu. Wielu płaci nawet pieniądze za tą wiedzę. Istnieje też wiele narzędzi, które pomagają we wdrożeniu nabytych umiejętności zarządzania czasem. Obecnie najbardziej rozpowszechnionym narzędziem na świecie jest wprowadzony 15 października 1582 przez papieża Grzegorza XIII i oparty na długości roku zwrotnikowego kalendarz gregoriański. W skrócie: kalendarz.

Ręka do góry, kto nie wie, o czym piszę!

Istnieją, co najmniej dwie szkoły: jedna używa kalendarza niemal z nabożeństwem skrupulatnie notując tam wszelkie wydarzenia i planując przyszłość. Druga.. no cóż, zdaje sobie sprawę z jego istnienia [kropka].

Niedawno odbyłem ciekawą dyskusję w szerokiej grupie składającej się z przedstawicieli różnych działów pewnej firmy oraz jej zarządem. Rozmawialiśmy o platformie SharePoint, która pojawiła się u nich wraz z pakietem Office365. A rozmawialiśmy w kontekście przeróżnych procesów biznesowych i ich automatyzacji, które Vialutions mógłby potencjalnie dla owej firmy skonfigurować na rzeczonej platformie.

Bardzo istotnym punktem programu, było omówienie aplikacji Kalendarz i jej możliwości. Opowiadałem o funkcjach podstawowych, o planowaniu spotkań, o sposobie wynajdywania informacji o dostępności danych osób. Była też mowa o integracji tych danych z aplikacją pozwalającą na przykład na wyświetlanie alertów o nieobecności osoby, do której chcemy przypisać zadanie, itp. Zasadniczo, dużo rozmawialiśmy na ten temat. Okazało się, że to archaiczne narzędzie może być niezwykle użyteczne i w naszych czasach ;) Ale! No właśnie jest jedno i to zasadnicze „ale”: trzeba go używać!

Nawet najlepsze rozwiązanie, jeśli jest oparte na danych, które mają generować użytkownicy (nomen omen), pozbawione ich powoduje jego, powiedzmy: nienajlepsze działanie. I tu dochodzimy do sedna sprawy: Vialutions od lat zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych, ich usprawnianiem, obiegiem dokumentów elektronicznych, archiwizacją, słowem wszystkim, co może kojarzyć się z funkcjonowaniem dokumentu i przepływem pracy (workflow) w organizacji. Żadne jednak rozwiązanie, nawet te przygotowane przez Vialutions, nie zadziała bez udziału użytkowników J A jak ich przekonać? O tym następnym razem ;)

Check the resource! Czyli planowanie dla opornych :)

Czy zdarzyła Wam się kiedyś sytuacja, w której rozpoczęliście realizację jakiegoś projektu (np. wizyta w toalecie), ale w trakcie jego wykonania okazało się, że nie macie potrzebnych środków (np. papieru toaletowego)? No cóż, pewnie tak! Jak rozwiązaliście problem?

W podobnej sytuacji znalazł się jeden z naszych klientów, firma realizująca skomplikowane projekty inżynieryjne. Owa firma, ciesząca się dużym uznaniem w swojej branży miała kilkukrotnie problemy z realizacją ze względu na brak informacji o bieżącym wykorzystaniu zasobów. Brzmi enigmatycznie, trochę. Załóżmy, że musisz upiec ciasto, co potrzebujesz? Składniki typu mąka, cukier, jajka, itp. Dodatkowo potrzebna będzie forma, piekarnik, miejsce do przygotowania, przepis i pewnie parę innych rzeczy. No dobrze, idziesz na zakupy, wracasz do domu, zgodnie z przepisem łączysz składniki i pieczesz.. niby nic wielkiego, ale dobrze mieć sąsiada, jeśli zapomni się o proszku do pieczenia.

A teraz upieczmy to ciasto w restauracji, gdzie kucharzy jest kilku. Załóżmy, że masz wszystkie składniki, połączysz je zgodnie z przepisem – ups.. piekarnik jest zajęty i musisz poczekać pół godziny. Nie pomyślałeś o tym – zdarza się. A Twoi klienci czekają, ale ile można czekać na deser?

Dodajmy jeszcze jedną zmienną: zasoby ludzkie. Umówmy się, że jesteś kierownikiem restauracji i oprócz powyższych założeń, musisz mieć na uwadze urlop Janka w przyszłym tygodniu, szkolenie Ani w środę i chorobę Jurka… dzisiaj. Zaczyna robić się „dość gęsto”, a nowe zmienne pojawiają się i krzyżują Twoje plany.

Acha! Pamiętaj jeszcze o kosztach! Musisz je zaplanować i trzymać się budżetu. Przecież nie chcesz splajtować już na starcie projektu!

Pomijając kontekst kulinarny, tak właśnie wyglądał projekt dla wspomnianego wcześniej klienta. Narzędzie do planowania i zarządzania projektami, które automatyzowałoby pracę osoby odpowiedzialnej za nie. Oczywiście, nasz klient miał dość ograniczony budżet (że tak delikatnie i dyplomatycznie to ujmę), a problem „gorący”. Co zrobiliśmy? Zaprojektowaliśmy i zbudowali aplikację vPlan, czyli proste narzędzie, które w rękach naszego klienta urosło do rangi głównego narzędzia planowania. Co do zasady to zestaw kilku list i bibliotek powiązanych zgrabną logiką w tle, czyli to, co oferuje SharePoint po odpakowaniu go z pudełka. Proste, a jednocześnie wyszukane i, co najważniejsze: skuteczne!

Jak to wygląda teraz? Jako kierownik restauracji siadasz do komputera. W aplikacji określasz rodzaj projektu, potrzebne zasoby i budżet. Do odpowiednich zadań dobierasz odpowiednie produkty, osoby, sprzęty, etc. Przy czym aplikacja pamięta co masz w spiżarni, kto jest nieobecny lub zaangażowany w inny projekt, jakie sprzęty i kiedy są dostępne. Po zakończeniu planowania uruchamiasz projekt, a odpowiedni uczestnicy otrzymują informację, kiedy, gdzie i co mają zrobić. Na każdym etapie realizacji możesz otrzymać informacje, jaki jest bieżący status, czy są jakieś zmiany (np. ktoś się rozchorował, sprzęt się zepsuł, etc.). A po zakończeniu raport z realnego czasu realizacji projektu, jego kosztów itp. Proste? No ba! 

Od tamtego czasu minęło już wiele miesięcy. vPlan został już wielokrotnie modyfikowany i ulepszany i w chwili obecnej jest jednym z naszych flagowych okrętów, w ramach floty produktów (prawie) out-of-the-box. Piszę o nim, ponieważ niedawno otrzymałem informację, że dostał się do grona finalistów European SharePoint Community Awards 2015 w kategorii - Best SharePoint Solution i, nie ukrywam, jestem z tego dumny J

W następnym odcinku: a ile to kosztuje?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!