Business Process Automation: QC

Quality management can be tricky. I’m not saying it based on my own but on my last customer experience. And the level of difficulty is even higher if you try to put it to the computer application. And this experience I’ve gained.

As a business process automation specialists we’ve been asked to solve the problem with scheduling tools controls and services. By tools I mean couple of thousands different details used on the automotive production line. The customer’s quality control department has to check them periodically. The problem was that different tolls has different revision period combined with several dependencies.

Vialutions’ job was to create a dedicated algorithm which covers all this differences and dependencies based on given information from the customer. Custom solution as web based application visible only inside customer’s intranet was prepared. We have built it on .NET platform and connect with SQL data base. Finally we prepared the structure of the data base, the front-end user interface and two most important functionalities: revision algorithm and revision planning tool with calendar and reports engine.

Since the beginning of this week our QC application is running at customer side. So far the feedback is close to: “perfect” :)

Process automation in SharePoint: digital reception and Visitor's register.

Have you ever had a business meeting? I bet you does! Typically when you’re entering the office as a visitor you have to go to the registration office, describe everything, show ID (sometimes), write your name in a book (paper one) and sign. You’re receiving access card and if needed data for WiFi access. This is typical scenario and it works. But is it efficient? And what about reviewing the entry book or finding the visitor data if needed after some time? For our customer we have discovered that it takes a lot of time and effort. And what is even more important this scenario is inefficient and difficult to handle.

We’ve decided to put all the process to the SharePoint workflow and replace the paper books to the SharePoint lists, libraries and WACOM sign pad.

The whole process may start both ways or by enter the meeting by the employee (Host) to the Outlook calendar (synchronized witch SharePoint one) or by the Visitor at the reception desk. What we want to achieve at this point is:

• to register the Visitor;

• to inform the Host about the Visitor arrival;

• to give the Visitor an access card and personalized WiFi access if needed.

These are the roles to be considered in the next pictures:

 

When the Visitor is entering Reception desk appointment is checked. If there is an appointment in the system the workflow starts, if not receptionist is checking the possibility of meeting with the Host. If Host accept the meeting the workflow starts.

Visitor receives the access card and the WiFi access data. On the sign pad Host is confirming the Visitor arrival and the sign is stored in the electronic guest book. This part can be easily modify, administrator of the system can decide who is responsible for the confirmation sign (it can be or Visitor or Receptionist instead of Host in this case). All the notifications and further actions are performed automatically depends on the corporate rules.

SharePoint workflow goes that way: 

In the result you have Visitor with access card, WiFi data access and Host informed on the Visitor arrival. And when the Visitor is leaving the office, Host (or other assign person as mentioned above) have to confirm this fact. The access card is returning to the enabled card’s basket and the WiFi access is closed. 

What is important here is that all this information are stored in Sharepoint database with limited access. The Administrator or Manager can access this information anytime if needed but this fact is also archived and stored in our database thus we want to have a control on who and when required access to the guest book information. In this particular case our customer wanted to have possibility to print the guest book report. Therefore we’ve prepared simple workflow for this functionality: 

The result of all the actions is the combination and connection of hardware (WACOM in this case) and SharePoint with Vialutions’ extension.

If you’re interested in more detailed information or implementation of this system in your company, please do not hesitate to contact me directly or via email. Please visit our web site for more interesting services and products for Business.

Znalezione w sieci

Nie mogłem się oprzeć. W samo sedno :)

Jak polubic nowe pomysły szefa?

Dobra organizacja pracy w sposób efektywny podnosi wydajność i redukuje koszty. W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo chcące odnieść sukces rynkowy musi zdawać sobie sprawę z fundamentalnej roli tego procesu. Nieprzecenione zasługi na tym polu odgrywa Lean Management i jego elementy wdrażane w rosnącej liczbie organizacji. Pojawia się jednak pytanie: czy samo sformułowanie doskonale przygotowanych procesów i procedur jest jednoznaczne z podniesieniem wydajności i efektywności?

Od wielu lat przyglądam się przedsiębiorstwom i ich procesom dochodząc do wniosku, że najlepiej przygotowany schemat działania bez „uzbrojenia” go w odpowiednie narzędzia może okazać się jedynie ciekawą teorią. W jeszcze innych (gorszych) przypadkach może stać się zarzewiem konfliktów wewnątrz organizacji przynosząc zgoła odmienny efekt do zamierzonego. Jednak najczęściej spotykanym stanem jest: kłopot, a właściwie kłopotliwy obowiązek wynikający z przyjętych strategii i założeń zarządu na temat rozwoju.

Wylano już morze słów na temat sposobów wdrożenia odpowiednich procedur, szkoleń, poszukiwania i przygotowania „ambasadorów” zmian, itp. Nie dołączę do tej rzeszy specjalistów, którzy z reszta mają rację, chcę jednak zwróć uwagę na aspekt, który często umyka pomysłodawcom zmian. A gdyby tak, oprócz budowy doskonałego procesu sprawić, by praca z nim była przyjazna użytkownikowi?

Być może moje podejście podyktowane jest „skażeniem” pracy w branży IT, gdzie oprócz samego działania oprogramowania ważny jest też jego: wygląd, intuicyjność, czy wydajność. Proszę się zastanowić. Przed erą Windows (tak, istniała taka) oprogramowanie pozbawione było zupełnie interfejsu graficznego, wszystkie operacje trzeba było wykonywać tylko w trybie tekstowym, a obsługa nawet dość prostego programu wymagała choćby minimalnego szkolenia. Dzisiaj, większość z nas po instalacji nowego programu po prostu zaczyna go używać. A co jeśli można by tak samo zrobić z nowymi procesami w firmie?

Sądzę, że wszyscy zgodzimy się, że taka sytuacja jest tak samo idealna jak nierealna. Niestety „You can’t always get what you want” jak słusznie mówią słowa piosenki, ale gdybyśmy jednak spróbowali zbliżyć się do tej utopijnej idei? Załóżmy, że od strony teoretycznej zrobiliśmy wszystko jak należy i na biurku leży gotowy projekt procesu, mamy zebrany sztab osób odpowiedzialnych za wdrożenie go, potrzebujemy jednak narzędzi, aby przeleć treść z papieru do naszej rzeczywistości. Nic prostszego! Użyjemy Excel-a! Błąd! Dlaczego? Otóż mam złą informację: Excel to doskonałe narzędzie, ale niestety nie uniwersalne, nie ma takich.

Co nam daje użycie Excel-a? To, że jest dostępny na każdym komputerze w biurze, że każdy w mniej lub bardziej zaawansowany sposób potrafi go obsługiwać, itp. To wiemy, bo większość z nas korzysta z niego niemal codziennie. Z punktu widzenia procesu, który ów arkusz ma obsługiwać wygląda to tak: ręcznie uzupełniamy dane w przygotowanym arkuszu, zapisujemy plik i wysyłamy mailem do następnego użytkownika w procesie lub (co gorsza) drukujemy arkusz. Nasz arkusz wyrusza elektronicznie lub per pedes w magiczną podróż po wszelakich zakamarkach biur, biurek i szafek, pieczątek i podpisów. Brzmi znajomo? A czy temat maila „Re: Fwr: Re: Re:” wygląda znajomo? Czy taki proces jest wydajny? Efektywny? Przyjazny użytkownikowi i łatwo akceptowalny?

Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Podobnie jest z pracą nad wdrożeniem procesów. Użycie nieodpowiedniego narzędzia może zrujnować materiał, nierzadko drogi materiał i zburzyć nasze nadzieje pokładane w jego potencjalnym wykorzystaniu.

W ostatnim czasie zmierzyłem się z takim procesem w fabryce jednego z wiodących graczy branży motoryzacyjnej. Proces rejestracji Kaizen-ów odbywał się tam właśnie na podstawie arkuszy MS Excel. Nie wdając się w szczegóły był to proces w dużej mierze „ręczny”. Zadaniem Vialutions było przekonwertowanie tego „analogowego” procesu na język cyfrowy. W tym celu stworzona została platforma dostępna w sieci intranet fabryki zawierająca formularz wypełniany przez użytkownika. Wewnątrz rozwiązania „zaszyliśmy” wszystkie niezbędna algorytmy i przepływy pracy niezbędne do sprawnego rejestrowania i zarządzania Kaizen-ami.

Digitalizacja procesów biznesowych, w czym się specjalizuję, pozwala na wprowadzenie nowej jakości nie tylko na płaszczyźnie zwiększenia wydajności pracy, ale zwiększenia jej ergonomii poprzez wprowadzenie odpowiednich rozwiązań do obsługi wdrażanych lub istniejących procesów. Ale, co chyba jest najważniejsze zwiększa poziom akceptacji zmian i ułatwia ich uruchomienie. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę nie tylko na samą architekturę zmian, czy procesów, ale również zadbać o odpowiednie narzędzia, które staną się dodatkowym ambasadorem naszego przedsięwzięcia. Bo przecież nie zależy nam tylko na wdrożeniu, ale na jego faktycznym działaniu!

Chcesz wiedzieć więcej?

Sprawdź stronę Vialutions lub skontaktuj się bezpośrednio ze mną!

Potworna krzyżówka.

Zbliżają się Targi Pracy na Politechnice Wrocławskiej. Wspólnie z inną firmą postanowiliśmy spróbować naszych sił w połowie ciekawych okazów do naszego nowego biura. Powstało oczywiście pytanie, w jaki sposób można: a) zachęcić studentów do pracy u nas (tak, już od dawna w branży IT jest rynek pracownika), b) znaleźć takich, którzy nie tylko liczą na darmową kawę i dostęp do szybkiego internetu. Jak to zrobić? Po pierwsze kupić duuużo Krówek – check! To pozwoli na przyciągnięcie niezliczonej rzeszy wygłodniałych żaków J

Ale, na poważnie: zastanawiałem się w jaki sposób można zachęcić i jednocześnie zweryfikować potencjalnego kandydata. Myślałem o zabawkach logicznych, ale to jednak zbyt banalne i nie do końca jest w stanie określić potencjał. W końcu pomyślałem o zadaniu, a raczej zagadce programistycznej – niezły pomysł, tylko samemu trzeba mieć większą wiedzę, żeby takową opracować. W końcu stanęło na krzyżówce.

Bazując na pytaniach rekrutacyjnych z zakresu .NET stworzyłem taki zestawik:

Bazując na pytaniach typu: „Co to jest xxx?” wstawiałem do krzyżówki „xxx” a do jego opisu odpowiedź. Okazało się, że stworzyłem potwora, z którym ciężko było się uporać moim kolegom programistom. Ciekawy jestem jak pójdzie studentom :D

Procesy uniwersalne.. istnieją?!

Wnioski urlopowe, są w każdym przedsiębiorstwie. Duże, czy małe – nieważne, wszędzie je znajdziecie. Najczęściej jest to jakiś szablon dokumentu do uzupełnienia i przekazania osobie, która może go zaakceptować. Czasem jest to szereg osób, które trzeba odwiedzić, albo, którym należy przekazać odpowiedni dokument. Czasem to kwestia kilku (nastu) minut, czasem to wycieczka krajoznawcza z całym szeregiem atrakcji.

Ze względu na wszechobecność i uniwersalność tego procesu jest on zwykle wdrażany przez nas w pierwszej kolejności. Jest on na tyle wdzięczny, że skutki jego uruchomienia widać niemal natychmiast. Z drugiej strony (tej deweloperskiej) na tyle nudny, że nie poświęca się mu wiele czasu. Ot workflow, lista, czasem jakiś look-up, nic ciekawego. No dobrze, czasem zdarzają się wieloetapowe i złożone procesy akceptacji takiego wniosku, na przykład taki:

I tu można się nieco wykazać J

Chociaż do dzisiaj pamiętam pewien workflow, który po rozpisaniu zajmował niemal 6 arkuszy A3, a śledzenie powiązań i zależności było poziomem skomplikowania zbliżone do powiązań między bohaterami GoT. Ale wracając do naszych wniosków, tak sobie pomyślałem niedawno, że z puli przeróżnych procesów biznesowych można wyłuskać pewną ich ilość, które swą uniwersalnością i powszechnością, są przydatne niemal w każdym przedsiębiorstwie.

Tak powstała pewna koncepcja, która ma spore szanse na realizację. Otóż idąc tym tropem pomyślałem sobie, że gdyby istniało takie miejsce, w sieci, gdzie mogę skorzystać z takiego procesu on-line, bez konieczności wdrożenia, opracowania, itp., a przy okazji za niewielkie pieniądze… co o tym myślisz?

Diabeł tkwi w szczegółach

Moi koledzy ostatnio bawili się w produkcje ciekawej aplikacji dla istniejącej już platformy SharePoint (SP). Co do zasady: pewnie każdy, kiedyś w swoim życiu miał okazję pofatygować się do biurowca. W recepcji tegoż zapytano go o cel wizyty i poproszono o podanie danych do zarejestrowania wejścia. Na podstawie tych danych wydano kartę z napisem: „gość” i wpuszczono dalej.

Otóż jeden z naszych klientów zamarzył, aby taki system rejestracji zbudować na platformie SP. To do roboty! Musimy stworzyć (odwzorować) książkę wejść – łatwizna. Skorelować ją z kalendarzami użytkowników (aby na recepcji wiedziano, że w kalendarzu danej osoby faktycznie jest człowiek, który chce dostać się do budynku lub osobę odpowiedzialna za kontakt z takowym) – da się zrobić. Dodatkowo, nasz klient zażyczył sobie, aby swoje dane „gość” potwierdzał własnoręcznym podpisem – tak jak to jest w przypadku rejestrów papierowych.

Zamówiliśmy specjalny sign-pad, oprogramowaliśmy odpowiednio SP, aby odczytywał informacje z niego i zapisywał w odpowiednich miejscach na liście gości. Do rozwiązania oczywiście musiały zostać dodane raporty odwiedzin, statystyki, etc. Nie trwało to długo, ale wynik końcowy był (z perspektywy programistów) cudowny! Rozwiązanie przeszło wszelkie testy i zostało dostarczone klientowi.

Przyszedł czas szkolenia użytkowników. Mój kolega pojechał do siedziby klienta, a ponieważ jest tam sporo osób do przeszkolenia wybył z biura na 2 dni. Dzisiaj wrócił. „Jak było?! Jakie były reakcje?!?”. Szkolenie przebiegło bezproblemowo, ale też bez entuzjazmu szalonego w części opisującej (błyskotliwe według programistów) rozwiązania zawarte w aplikacji. Doszło do opisu sign-pada…. „Wooow! Ale on ma fajny kolorek! I jaki design!! Patrzcie! Ma też kolorowy wyświetlacz! Ale czad!!!”, słowem: pełen sukces, szampan, oklaski i serpentyny!!!

Jakże pokrętne są gusta i oczekiwania klientów…