Potworna krzyżówka.

Zbliżają się Targi Pracy na Politechnice Wrocławskiej. Wspólnie z inną firmą postanowiliśmy spróbować naszych sił w połowie ciekawych okazów do naszego nowego biura. Powstało oczywiście pytanie, w jaki sposób można: a) zachęcić studentów do pracy u nas (tak, już od dawna w branży IT jest rynek pracownika), b) znaleźć takich, którzy nie tylko liczą na darmową kawę i dostęp do szybkiego internetu. Jak to zrobić? Po pierwsze kupić duuużo Krówek – check! To pozwoli na przyciągnięcie niezliczonej rzeszy wygłodniałych żaków J

Ale, na poważnie: zastanawiałem się w jaki sposób można zachęcić i jednocześnie zweryfikować potencjalnego kandydata. Myślałem o zabawkach logicznych, ale to jednak zbyt banalne i nie do końca jest w stanie określić potencjał. W końcu pomyślałem o zadaniu, a raczej zagadce programistycznej – niezły pomysł, tylko samemu trzeba mieć większą wiedzę, żeby takową opracować. W końcu stanęło na krzyżówce.

Bazując na pytaniach rekrutacyjnych z zakresu .NET stworzyłem taki zestawik:

Bazując na pytaniach typu: „Co to jest xxx?” wstawiałem do krzyżówki „xxx” a do jego opisu odpowiedź. Okazało się, że stworzyłem potwora, z którym ciężko było się uporać moim kolegom programistom. Ciekawy jestem jak pójdzie studentom :D

Procesy uniwersalne.. istnieją?!

Wnioski urlopowe, są w każdym przedsiębiorstwie. Duże, czy małe – nieważne, wszędzie je znajdziecie. Najczęściej jest to jakiś szablon dokumentu do uzupełnienia i przekazania osobie, która może go zaakceptować. Czasem jest to szereg osób, które trzeba odwiedzić, albo, którym należy przekazać odpowiedni dokument. Czasem to kwestia kilku (nastu) minut, czasem to wycieczka krajoznawcza z całym szeregiem atrakcji.

Ze względu na wszechobecność i uniwersalność tego procesu jest on zwykle wdrażany przez nas w pierwszej kolejności. Jest on na tyle wdzięczny, że skutki jego uruchomienia widać niemal natychmiast. Z drugiej strony (tej deweloperskiej) na tyle nudny, że nie poświęca się mu wiele czasu. Ot workflow, lista, czasem jakiś look-up, nic ciekawego. No dobrze, czasem zdarzają się wieloetapowe i złożone procesy akceptacji takiego wniosku, na przykład taki:

I tu można się nieco wykazać J

Chociaż do dzisiaj pamiętam pewien workflow, który po rozpisaniu zajmował niemal 6 arkuszy A3, a śledzenie powiązań i zależności było poziomem skomplikowania zbliżone do powiązań między bohaterami GoT. Ale wracając do naszych wniosków, tak sobie pomyślałem niedawno, że z puli przeróżnych procesów biznesowych można wyłuskać pewną ich ilość, które swą uniwersalnością i powszechnością, są przydatne niemal w każdym przedsiębiorstwie.

Tak powstała pewna koncepcja, która ma spore szanse na realizację. Otóż idąc tym tropem pomyślałem sobie, że gdyby istniało takie miejsce, w sieci, gdzie mogę skorzystać z takiego procesu on-line, bez konieczności wdrożenia, opracowania, itp., a przy okazji za niewielkie pieniądze… co o tym myślisz?

Diabeł tkwi w szczegółach

Moi koledzy ostatnio bawili się w produkcje ciekawej aplikacji dla istniejącej już platformy SharePoint (SP). Co do zasady: pewnie każdy, kiedyś w swoim życiu miał okazję pofatygować się do biurowca. W recepcji tegoż zapytano go o cel wizyty i poproszono o podanie danych do zarejestrowania wejścia. Na podstawie tych danych wydano kartę z napisem: „gość” i wpuszczono dalej.

Otóż jeden z naszych klientów zamarzył, aby taki system rejestracji zbudować na platformie SP. To do roboty! Musimy stworzyć (odwzorować) książkę wejść – łatwizna. Skorelować ją z kalendarzami użytkowników (aby na recepcji wiedziano, że w kalendarzu danej osoby faktycznie jest człowiek, który chce dostać się do budynku lub osobę odpowiedzialna za kontakt z takowym) – da się zrobić. Dodatkowo, nasz klient zażyczył sobie, aby swoje dane „gość” potwierdzał własnoręcznym podpisem – tak jak to jest w przypadku rejestrów papierowych.

Zamówiliśmy specjalny sign-pad, oprogramowaliśmy odpowiednio SP, aby odczytywał informacje z niego i zapisywał w odpowiednich miejscach na liście gości. Do rozwiązania oczywiście musiały zostać dodane raporty odwiedzin, statystyki, etc. Nie trwało to długo, ale wynik końcowy był (z perspektywy programistów) cudowny! Rozwiązanie przeszło wszelkie testy i zostało dostarczone klientowi.

Przyszedł czas szkolenia użytkowników. Mój kolega pojechał do siedziby klienta, a ponieważ jest tam sporo osób do przeszkolenia wybył z biura na 2 dni. Dzisiaj wrócił. „Jak było?! Jakie były reakcje?!?”. Szkolenie przebiegło bezproblemowo, ale też bez entuzjazmu szalonego w części opisującej (błyskotliwe według programistów) rozwiązania zawarte w aplikacji. Doszło do opisu sign-pada…. „Wooow! Ale on ma fajny kolorek! I jaki design!! Patrzcie! Ma też kolorowy wyświetlacz! Ale czad!!!”, słowem: pełen sukces, szampan, oklaski i serpentyny!!!

Jakże pokrętne są gusta i oczekiwania klientów…

Tag, OCR, skan.. klocki, którymi lubię się bawić!

O wyszukiwaniu i kłopotach z nim związanych miałem już okazję wspomnieć, ale oto pojawił się nowy projekt tyczący się tej materii, dlatego postanowiłem kilka słów na ten temat dorzucić.

We wcześniejszym wpisie wspominałem sytuację, a właściwie funkcję „kontekstowego” wyszukiwania w zasobach umieszonych na MS SharePoint. Ci, którzy mieli okazję wyszukiwać dokumenty w dużym zbiorze jedynie po ich treści zapewne spotkali się z sytuacją, kiedy wyniki wyszukiwania zwracane są w setkach. Wystarczy choćby wyszukać słowo „oferta” w zasobie działu handlowego, aby mieć rozrywkę z poszukiwaniem właściwego pliku przez kilka godzin. Zakładam oczywiście, że wszystkie dokumenty są „przeszukiwalne” (z braku innego słowa), w tym wszystkie skany zostały z-ocr-owane (strasznie dużo koślawych neologizmów dzisiaj). Do skanowania i OCR wrócę niedługo, ale na potrzebę chwili uznajmy, że nasz SharePoint jest w stanie „zajrzeć” do środka każdego pliku.

Niby wszystko fajnie działa, ale jak wspomniałem wcześniej jest mały kłopocik w przypadku zbyt ogólnych zapytań. Jak z tym walczyć? W świecie analogowym można by do każdego dokumentu dodawać fiszki z opisem jego zawartości. Przy czym założenie jest takie, że mamy ograniczony zasób słów, którymi możemy się posiłkować przy opisach (aby nie wprowadzać chaosu). Sytuacja nieco absurdalna z punktu widzenia wielu setek dokumentów, prawda. W świecie cyfrowym, a w szczególności w SharePoincie bez takich „fiszek” nasz zasób dokumentów wkrótce stanie się śmietnikiem. I tu pojawia się nowy termin: tag. Co to jest, ano (w dużym uproszczeniu) to nasza „fiszka”, dzięki której możemy w prosty sposób opisać zawartość dokumentu. W najprostszy sposób można to zobrazować informacjami, jakie są dopisane do każdego pliku w znanych wszystkim folderach, gdzie oprócz nazwy mamy typ, rozmiar, etc.

No dobrze, świetny pomysł! Tagowanie (czyli dodawanie tagów) to naprawdę użyteczna rzecz, tylko czy to oznacza, że muszę opisywać osobno wszystkie pliki, które chcę umieścić na SharePoincie? No cóż, jeśli ma to działać, tak! Ale ja nie mam czasu! Hmm… na szczęście tagowanie może odbywać się w pełni automatycznie lub z małą pomocą użytkownika. Jak? Ano, istnieją rozwiązania, dzięki którym pewne charakterystyczne cechy dokumentu zostaną rozpoznane automatycznie, a tagi uzupełnione zgodnie z uprzednio wprowadzonym wzorem. W praktyce wygląda to tak, że użytkownik skanuje dokument, ten po przejściu OCR jest analizowany automatycznie i kategoryzowany. Oczywiście użytkownik może całą procedurę przeprowadzić ręcznie, albo tylko zatwierdzić wynik analizy, ale lwia część pracy jest już wykonana za nas!

W projekcie, o którym po krótce tu wspominam, tworzyliśmy właśnie taki mechanizm automatycznego tagowania. Z ciekawych rzeczy dodam jeszcze, że mechanizm ów po analizie dokumentu wysyła powiadomienie do konkretnego użytkownika (np. obsługującego danego klienta), że w SharePoincie pojawił się nowy dokument i czeka na dalsze kroki. A to tylko wierzchołek góry lodowej automatyzacji pracy z dokumentami jakie stanowią nasze „typowe” zadania ;)

Zapraszam do kontaktu!

Konsultacje społeczne? Komu to potrzebne?!

Załóżmy, że Vialutions przygotowało rozwiązanie dla Twojej firmy. Przeszło wszystkie testy, każdy element działa poprawnie, jest intuicyjna i „user friendly”, słowem: sukces pełną gębą! Tylko nikt w Twojej firmie jej nie używa. Co się stało? Wszyscy nadal tkwią w Excelu, albo wolą działać według starych, utartych zasad. Jak to się stało? Ano tak:

Managerowie i zarząd zdecydowali o wprowadzeniu innowacyjnego rozwiązania. Z ich punktu widzenia, wszystkie procedury i funkcjonalności zostały opisane i zaprogramowane. Długo głowili się z konsultantami, architektami i programistami jak, w najlepszy sposób przygotować rozwiązanie. W końcu zdecydowali się na jakąś wersję i poszło.

Czego zabrakło? W polityce nazywa się to: konsultacje społeczne, w informatyce, a właściwie w branży IT: nie mam pojęcia, ale tworzenie aplikacji dla pracowników przez osoby z niej niekorzystające to pewny sposób na wydanie pieniędzy w błoto i stworzenie nienajlepszego wizerunku zarządu.

Dlaczego ta historia jest nieprawdziwa? Bo Vialutions nie poszłaby na taki układ ;) Może nie jest to najlepsze podejście komercyjne, ale zależy nam bardzo, na tym aby stworzona aplikacja, czy rozwiązanie było akceptowane przez rzeczywistych jej użytkowników i przede wszystkim było używane. Czy da się połączyć zamysł zarządu z potrzebami szeregowych pracowników? No pewnie! Jak? No cóż, sprawdź nas ;)

Time management. Czyli jak zaprzyjaźnić się z kalendarzem.

Podobno każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu. 24 godziny na dobę, 7 dób w tygodniu, 52 tygodnie w roku, itd. Nie da się doby wydłużyć, albo skrócić, nie da się obejść praw fizyki świata, w którym żyjemy.

Zakładając, że powyższa teza jest prawdziwa, co nam pozostaje? Można czas, którym dysponujemy wykorzystywać w sposób zupełnie dowolny. Można organizować go wedle własnych upodobań i potrzeb. No chyba, że mówimy o czasie pracy. No dobrze, zgoda! W pracy też możemy wykorzystywać czas według naszych upodobań, tylko warto, aby były one zbieżne z upodobaniami naszego chlebodawcy. W przeciwnym wypadku z naszego dziennego grafiku może ubyć wiele zadań, łącznie z wydawaniem pieniędzy ;)

Istnieje wiele szkół, trenerów, technik i sposobów na efektywne wykorzystanie czasu. Wielu płaci nawet pieniądze za tą wiedzę. Istnieje też wiele narzędzi, które pomagają we wdrożeniu nabytych umiejętności zarządzania czasem. Obecnie najbardziej rozpowszechnionym narzędziem na świecie jest wprowadzony 15 października 1582 przez papieża Grzegorza XIII i oparty na długości roku zwrotnikowego kalendarz gregoriański. W skrócie: kalendarz.

Ręka do góry, kto nie wie, o czym piszę!

Istnieją, co najmniej dwie szkoły: jedna używa kalendarza niemal z nabożeństwem skrupulatnie notując tam wszelkie wydarzenia i planując przyszłość. Druga.. no cóż, zdaje sobie sprawę z jego istnienia [kropka].

Niedawno odbyłem ciekawą dyskusję w szerokiej grupie składającej się z przedstawicieli różnych działów pewnej firmy oraz jej zarządem. Rozmawialiśmy o platformie SharePoint, która pojawiła się u nich wraz z pakietem Office365. A rozmawialiśmy w kontekście przeróżnych procesów biznesowych i ich automatyzacji, które Vialutions mógłby potencjalnie dla owej firmy skonfigurować na rzeczonej platformie.

Bardzo istotnym punktem programu, było omówienie aplikacji Kalendarz i jej możliwości. Opowiadałem o funkcjach podstawowych, o planowaniu spotkań, o sposobie wynajdywania informacji o dostępności danych osób. Była też mowa o integracji tych danych z aplikacją pozwalającą na przykład na wyświetlanie alertów o nieobecności osoby, do której chcemy przypisać zadanie, itp. Zasadniczo, dużo rozmawialiśmy na ten temat. Okazało się, że to archaiczne narzędzie może być niezwykle użyteczne i w naszych czasach ;) Ale! No właśnie jest jedno i to zasadnicze „ale”: trzeba go używać!

Nawet najlepsze rozwiązanie, jeśli jest oparte na danych, które mają generować użytkownicy (nomen omen), pozbawione ich powoduje jego, powiedzmy: nienajlepsze działanie. I tu dochodzimy do sedna sprawy: Vialutions od lat zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych, ich usprawnianiem, obiegiem dokumentów elektronicznych, archiwizacją, słowem wszystkim, co może kojarzyć się z funkcjonowaniem dokumentu i przepływem pracy (workflow) w organizacji. Żadne jednak rozwiązanie, nawet te przygotowane przez Vialutions, nie zadziała bez udziału użytkowników J A jak ich przekonać? O tym następnym razem ;)

Spam(uj) z głową!

Vialutions: To jak to robicie?
Marketing firmy X: No cóż. Mamy przygotowane listy klientów (w Excel’u). Tworzymy maila z promocją, ofertą, informacją, itp. Ręcznie wklejamy adresy z listy, na zasadzie kopiuj-wklej. Oczywiście wszystkie adresy wklejamy do UDW, żeby nie były widoczne i wysyłamy takiego maila.
V: Trochę to kłopotliwe, co?!?
M: No tak!
V: A w jaki sposób personalizujecie treść listów?
M: ???
V: Chodzi mi to, w jaki sposób dopasowujecie przekaz do odbiorcy? Czy treść jest dopasowana do płci, tego czy list adresowany jest do osoby prywatnej lub instytucji, etc..
M: No nie.. wysyłamy takiego samego maila do wszystkich.
V: Hmm.. i nie trafiacie do spamu?
M: Nie! Nigdy!
IT firmy X: No pewnie! Dwa razy w tygodniu czyścimy wpisy i usuwamy naszą domenę z serwerów anty-spamowych…
M: Naprawdę?!?

Serio! Dalej rozmowa potoczyła się w kierunku rozwiązań. Firma X niedawno uzbroiła się w szereg licencji Office365, stąd rozwiązania podczas rozmowy mnożyły się jak króliki w kapeluszu magika. Najprostsze, jakie zaproponowałem to wykorzystanie starej, dobrej i sprawdzonej korespondencji seryjnej na bazie Oulooka, Excela i Worda. Jak to zrobić? Nic prostszego! Do naszego dania potrzebujemy:

1 baza danych z informacjami, które chcemy wykorzystać (np. lista klientów w MS Excel)
1 dokument który chcemy wykorzystać jako nasz mail (MS Word)
1 MS Outlook jako klient poczty elektronicznej

Zaczynamy gotować! W Wordzie z menu wybieramy: Korespondencja -> Rozpocznij koresp. ser. -> Wiadomości e-mail. Wpisujemy treść wiadomości. Klikamy „Wybierz adresatów”, jeśli mamy przygotowaną listę w Excelu: „Użyj istniejącej listy”. Wybieramy plik z naszą listą i określamy, na którym arkuszu się ona znajduje. W tym miejscu możemy dodać dane personalne do listu (np. imię, nazwisko, nazwę firmy, etc.), takie które są dostępne w naszym pliku z listą ;)

Klikając „podgląd wyników” możemy przeglądnąć poprawność wprowadzanych danych. Kiedy nasz list jest już uzbrojony i dopieszczony klikamy „Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail”. Tu wprowadzamy tytuł maila i… Voila! Wiadomości zostały wysłane do naszych klientów.

Co to daje? Lepszy przekaz (indywidualny) = lepszy odbiór. Każdy adresat otrzymuje wiadomość bezpośrednią, tu domniemywam, z własnego doświadczenia, że klient lepiej czuje się otrzymując wiadomość skierowaną bezpośrednio do niego a nie do jakiejś nieokreślonej grupy odbiorców. Czy to chroni przed wpisaniem na listę spamerów? Nie do końca, ale z pewnością zmniejsza takie ryzyko.

Oczywiście powyższy opis to tzw. wierzchołek góry lodowej, bo korespondencję seryjną można rozbudowywać o wiele ciekawych i użytecznych funkcji. Zachęcam do zabawy J

Osobnym tematem jest tworzenie baz danych klientów i automatyzacja całego procesu. Do takich zabaw, zakładając posiadanie Office365 doskonale nadaje się nasz ukochany SharePoint, który jak nic innego może pomóc nam w integracji wszystkich wymienionych aplikacji. Dzięki niemu nasza kuchnia wzbogaci się o wielce użyteczny robot kuchenny. A właściwie zaczynając z niego korzystać, mając już Office365 po prostu wyciągamy go z pudełka, bo jest on już w naszym pakiecie ;) 

W następnym odcinku: o rodeo z czasem!

Napisz do mnie jeśli masz jakieś pytania lub komentarze. Zapraszam do kontaktu!

Customer first!? Klient ma zawsze rację!?

Od jakiegoś czasu jestem subskrybentem newslettera Selling4Results. W jednym z postów przekonuje on, że podążanie za sugestiami klientów nie jest najlepszą drogą do osiągnięcia sukcesu sprzedażowego. Pan Bohdan Garstecki przekonuje, że to ja, jako sprzedawca mam wykreować u klienta potrzebę, a właściwie konieczność współpracy ze mną, a nie na odwrót. I co ja na to? Pełna zgoda Panie Bohdanie J

Nauczka. Dawno temu prowadziłem rozmowy z pewnym klientem. Szło jak po maśle. Klient przygotował specyfikację rozwiązania, ja przygotowałem odpowiedź na nią. Doprecyzowaliśmy funkcjonalności i konieczne (opisane w specyfikacji klienta) rozwiązania. Zapowiadał się duuuży projekt. Zarówno ja, jak i całe Vialutions kibicowało mi w tym starciu, a prawdopodobieństwo sukcesu rosło z dnia na dzień. W końcu na placu boju zostały dwie firmy: konkurencja i my. Podczas jednej z ostatnich rozmów klient powiedział: „Wie Pan co?! Wasza konkurencja zadała mi bardzo istotne pytanie: jak ważna jest funkcjonalność X i jak często ją wykorzystujecie? I wie Pan co?!? Zdałem sobie sprawę, że jest zupełnie irracjonalna. Podoba mi się to podejście.”…. Niestety w tym samym momencie poczułem, że właśnie przyjąłem bardzo ważną lekcję, ale i smak porażki w ustach.

Wykorzystywałem tą wiedzę już wiele razy i za każdym razem okazywała się skuteczna. Czasami uświadomienie klientowi pewnych oczywistych spraw, takich „prostych rozwiązań”, okazuje się o niebo lepszym świadectwem wiedzy i profesjonalizmu niż ślepe podążanie za wszelkimi jego zachciankami.

Z drugiej strony, to naturalne dla sprzedawców, zwłaszcza, kiedy widzą już światełko w tunelu, że za wszelką cenę chcą dobić targu. Na własne potrzeby nazywam to „syndromem sprzedawcy” i doświadczyłem go wielokrotnie. Pewnie dlatego, to moja żona jest zdecydowanie lepszym kupcem ode mnie – zawsze wyciśnie większy upust, rabat, itp. ze sprzedawcy. Ja za wszelką cenę chcę zamknąć sprzedaż, ona uzyskać najlepsze warunki. Uczę się od niej i pracuję nad tym (naturalnym?) zachowaniem, by w pracy zawodowej nie ulegać, choć nie jest to łatwe J

Solucja, czy Web Application, czyli o kosmitach i ich języku.

No, bo ja wiem, że każda branża ma swój żargon, swój język i terminologię. Kiedy zaczynałem pracę w poligrafii musiałem ogarnąć temat „zakupu krokodyli”, albo „sztanc-tygla w pół-formacie”. Trzeba było uważać, żeby w rozmowie nie pomylić czcionki i fontu, znać i widzieć metodę rastrowania, odszyfrować, że rozmowa o gsm nie koniecznie dotyczy telefonii komórkowej. To przyszło z czasem.

Zaczynając pracę w Vialutions spodziewałem się, że i branża IT bogata jest we własną terminologię. Spodziewałem się, że będę musiał sporo się nauczyć zwłaszcza w zakresie terminologii technicznej. Ale chyba nie byłem przygotowany na tak duży poziom abstrakcji J Sporo czasu zajęło mi rozgryzienie pewnych określeń i skrótów myślowych. Oczywiście istnieją tutaj dwa aspekty: poziom komunikacji wewnętrznej (w ramach firmy) oraz poziom komunikacji ze światem (np. z klientami).

Większość klientów Vialutions, a w szczególności osób decyzyjnych, nie jest zaznajomiona z żargonem branżowym. Dlatego pytania typu: „Czy wyobraża Pani sobie to rozwiązanie, jako solucje, czy raczej, jako web app?”, rysują fantazyjne kształty na twarzach rozmówców. Poziom skupienie i próby zrozumienia czasem jest wyczuwalny w powietrzu i zdecydowanie przekracza ogólnie przyjęte normy. Czy należy to zmienić? Zdecydowanie nie! Taki stan rzeczy ma dwie (co najmniej) zalety: klienci końcowi najczęściej wolą nie kontaktować się z programistami – dzięki temu Ci mają spokój i wolną głowę, dzięki czemu mogą skupić się na rozwiązywaniu problemu, nie na tłumaczeniu. Druga to uzasadnienie istnienia takiego człowieka jak ja w firmie IT, człowieka, który jest w stanie przetłumaczyć z naszego na polski to, co autor miał na myśli.

Proste rozwiązania, których jestem gorącym orędownikiem mają zapisane w swojej definicji prosty język przekazu. To właśnie dlatego staram się nasze oferty i analizy konstruować językowo w taki sposób, aby były zrozumiała nawet dla kogoś, kto nie ma zielonego pojęcia o infrastrukturze IT, architekturze rozwiązań, etc. No chyba, że mam do czynienia z profesjonalistą, ale o tym w następnym poście J

A w nim: klient wie lepiej?

Surprise! Czyli jak zręcznie nałożyc wisienkę(-ki) na tort.

Tworzymy projekt, a właściwie portal dla szkół. Portalsłużący obsłudze kursantów/studentów. U jego podstaw leży zapytanie klienta o system, który pozwoliłby przenieść administrację szkoły z Excel’a (a jakże!) na bardziej cywilizowany grunt. No cóż, dokładnie tym się zajmujemy w Vialutions, kiedyś zastanawiałem się jak to krótko określić, nazwać? Digitalizacja procesów biznesowych? Normalizacja? Migracja do cyfrowych systemów zarządzania? Dalej zastanawiam się jak jednoznacznie i łatwo nazwać TO co robimy codziennie. Ale ad rem…

Na pierwszy rzut oka taki system do zarządzania, czy administrowania szkołą nie wydaje się być skomplikowanym. Bo cóż tu mamy: kilka list (pracownicy, lektorzy, sale, klienci i kursanci), kilka bibliotek (dokumenty szkoły, opisy kursów i lekcji, materiały dla studentów), kilka kalendarzy (kalendarz kursów, rezerwacja sal, itp.). Wszystko w sam raz wpisuje się w podstawowe funkcjonalności SharePoint’a.

Ale… no właśnie, a może dodać by automatyczne generowanie: umów dla klientów, faktur na koniec okresu rozliczeniowego, raportów do księgowego i jeszcze parę innych dokumentów. No i koniecznie ograniczenia dostępów do niektórych zasobów systemu, na przykład lektorzy nie powinni mieć dostępu do danych personalnych studentów. Acha! To wszystko dostępne mobilnie i łatwo adaptowalne dla innych szkół (czytaj: rozwiązanie uniwersalne). I najważniejsze: cena! To nie może kosztować zbyt dużo.

Czy jestem zaskoczony? Ależ skąd! Z mojego dotychczasowego doświadczenia wynika, że nawet najbardziej skrupulatnie przeprowadzona analiza nie pozwala na stu procentową pewność, że w trakcie realizacji nie pojawi się coś nowego. „To taki drobiazg..”, „Z pewnością możemy to dorzucić do realizowanego projektu…”, taka niespodzianka, wisienka na torcie J

Właściwie to czasami wydaje mi się, że te wisienki są z premedytacją ukrywane na poziomie analizy, żeby… no właśnie, po co? I nie mam żadnych problemów z odkrywaniem nowych możliwości w trakcie tworzenia projektu, przy założeniu, że wspólnie mamy świadomość faktu, że każda taka „wisienka” to dodatkowa praca architekta, programisty, dewelopera, testera.. praca, która, w sposób wymierny wpływa na czas i cenę realizacji projektu ;)

Wracając jeszcze na zakończenie do wspomnianego projektu, to traktujemy go, jako wersję testową, takie nowe wyzwanie, jakie sami sobie rzuciliśmy. Dlatego, jeśli masz jakieś pomysły (wisienki J), które moglibyśmy wykorzystać, będę wdzięczny za informacje!

A! I najważniejsze J Oczywiście portal będzie dostępny w wersji szkieletowej dla każdego zainteresowanego, z możliwością dodania nowych funkcjonalności, co ważne: w tym przypadku, większość wisienek chcemy dodawać na nasz koszt J

W następnym odcinku: Solucja, czy Web Application? Oto jest pytanie!

Napisz do mnie jeśli masz jakieś pytania lub komentarze. Zapraszam do kontaktu!

Szacunek = czas

Kiedy zaczynałem pracę w sprzedaży zostałem przeszkolony w zakresie obsługi klienta, właściwości sprzedawanych towarów, procesie sprzedaży, etc. Taki młody ja, z głową pełną frazesów i marketingowej papki ruszyłem na podbój rynku. Właściwie dość szybko zorientowałem się, że zdobyta wiedza to jedno, a praktyka to już zupełnie inna bajka. Moi pierwsi klienci udowodnili mi, że amerykańskie poradniki handlowca są (zapewne) super-skuteczne po drugiej stronie oceanu, ale między Wisłą i Odrą… nie do końca.

Oczywiście istnieją pewne reguły, czy triki, które mogą być i są skuteczne, ale z całą pewnością, w ograniczonym zakresie. Ale chyba na tym polega wartość handlowca, żeby był w stanie ocenić i wykorzystać odpowiednią broń ze swojego arsenału. Taką, która najlepiej dopasowana jest do osobowości i oczekiwań klienta, a i to nigdy nie będzie gwarantowało sukcesu. Bo taka to niewdzięczna praca, która obok skoków dopaminy dostarcza gigantycznych strzałów adrenaliny. A satysfakcja idzie sobie grzecznie, za rączkę z frustracją i demotywacją.

Co frustruje najbardziej? Jak dla mnie odpowiedź jest banalna: cisza. A dokładniej mówiąc: brak reakcji. Taka sytuacja: pozyskujesz klienta, rozmawiasz z nim, przekonujesz, motywujesz, oferujesz i negocjujesz. Wszystko jest na dobrej drodze i już zaczynasz mrozić szampana, aż tu pewnego dnia klient przestaje odbierać telefony, nie odpisuje na maile, słowem: niknie.

Sytuacja numer dwa: analogiczna do powyższej, tyle tylko, że klient nie chce zrobić (nie pozwala?) kolejnego kroku, czyli przejść od rozmów ogólnych do szczegółów i precyzowania wniosków, słowem: kręci.

Tu mógłbym podać jeszcze kilka podobnych sytuacji, w których komunikacja z klientem urywa się. Jak to wygląda z drugiej strony? Oczywiście, początkowo jest nerwowo, ale po jakimś czasie brak informacji od klienta potrafi spędzić sen z powiek na długi czas. Analizuje się wtedy cały przebieg procesu, co zrobiłem nie tak, w którym miejscu był błąd, co mogło się wydarzyć… analizuje się to do momentu: a) kontaktu klienta („Sorry! Wyskoczyłem na parę dni na ryby.. nie wiedziałeś?!? Ojej!”); b) rezygnacji z dalszych kontaktów.

A wszystko mogłoby być takie proste! Kliencie, jeśli nie chcesz podjąć ze mną współpracy – powiedz „nie chcę z Tobą współpracować” (jakieś uzasadnienie byłoby miłe, ale nie bądźmy drobiazgowi!). Kliencie! Jeśli znalazłeś lepszą ofertę – powiedz „znalazłem lepszą ofertę” (możemy o tym pogadać, jeśli chcesz, ale nie będę Cię zmuszał, jeśli do tej pory nie przekonałem Cię do współpracy, to znaczy, że albo robię to źle, albo moja oferta nie jest dla Ciebie), itp., itd..

Hasło dnia: KOMUNIKACJA. Ja wiem, że ciężko jest czasem powiedzieć NIE, w jakimś sensie to rozumiem J. Ale: szanujmy nasz czas! Nie mamy nic cenniejszego ;)

Codziennie w Vialutions wprowadzamy u różnych klientów rozwiązania pozwalające na zarabianie pieniędzy lub ich oszczędzanie. Wszystkie te rozwiązania, a na pewno większość z nich sprowadza się do skrócenia czasu trwania procesów biznesowych, poprzez przeniesienie ich na przykład na platformę MS SharePoint. Dla mnie oczywiste jest, że moi klienci nie chcę żebym zwlekał z informacjami zwrotnymi na jakimkolwiek etapie naszej współpracy. I moim urodzinowym życzeniem jest, aby i oni traktowali mnie, a przede wszystkim mój czas jak własny ;)

W następnym odcinku: niespodzianka!

Shortcut? Czyli: czy warto chodzic na skróty?

Szkolenia sprzedażowe i trenerzy je prowadzący zwykle zwracają uwagę, że nie należy sprzedawać ceną. To znaczy? Przekonuję, że należy klienta przekonać do swojego produktu, usług, zbudować u niego „potrzebę”, „problem”, „przepaść”, by później być postrzeganym, jako jedynie słuszne rozwiązanie. Scenariusz jest, w moim przekonaniu, jak najbardziej słuszny. Tyle teorii.

W codziennej pracy sprzedawcy, przedstawiciela handlowego, Key Account Manager’a, itp., problem ceny jest istotnym punktem, w kontaktach z klientami. Jestem przekonany, że każdy, kto kiedykolwiek zajmował się sprzedażą potwierdzi tą tezę. Umiejętność właściwej wyceny to sztuka zdobywana latami lub (jak twierdzą niektórzy) kwestia genów J A prze-szacowane i nie-do-szacowane wyceny to zmora każdego handlowca.

Pracując w poprzedniej branży problem ceny był oczywiście istotny, ale ograniczony. Był produkt, był cennik, były widełki marżowe – proste. Wystarczyło tylko zręcznie żonglować cyferkami, aby udowodnić, gdy już dochodziłem do tego etapu, że moja oferta jest nie tylko najlepsza jakościowo, ale i cenowo. Oczywiście początkowa praca nad klientem, była niezwykle ważna, ale przy negocjacjach cenowych było już łatwiej.

Teraz, w Vialutions, gdzie głównym produktem są nasze usługi, a istniejące produkty i tak najczęściej trzeba dopasować do potrzeb klienta, sprawy nieco się komplikują. A „nieco” to z pewnością nadużycie semantyczne.

Początkowo, nie zdawałem sobie sprawy z mnogości subtelnych różnic i wielości alternatywnych rozwiązań tego samego problemu. Owszem, byłem pewien, że to samo zadanie można rozwiązać na różne sposoby, ale aż tyle?!? 

Przypomniałem sobie opowieść pewnego znajomego, który postanowił sprowadzać produkty z Chin. Chcąc doprecyzować wszelkie szczegóły i sprawdzić wszystko na miejscu pojechał do zakładu producenta. Po wizycie w fabryce, przeszli do salonu wystawowego, gdzie w jednym szeregu stały te same (pozornie) produkty. Mój znajomy chcąc dobić targu zapytał o proponowaną cenę, a w odpowiedzi usłyszał pytanie:

- A ile Ty chcesz zapłacić?

- Jak to? Przecież to Wy powinniście przedstawić mi ofertę! – odpowiedział.

- Widzisz te produkty? – zapytał gospodarz.

- Tak! Są takie same.

- Niby tak, tylko ten z prawej kosztuje 10$, następny 20$, a ten na końcu 200$.

Mój znajomy był zszokowany! Był przekonany, że ogląda wiele kopii tego samego produktu. To chyba nazywa się relacja „jakość/cena”.

Dokładnie tak samo jest z usługami, a w szczególności z usługami IT. Przykłady można mnożyć, ale dla mnie najbardziej charakterystyczny jest ten pierwszy, z którym się zetknąłem. Otóż swego czasu mój klient potrzebował wdrożyć pewne rozwiązanie (dość prosty proces biznesowy dotyczący akceptacji kosztów). Zgodnie z naszą procedurą przygotowaliśmy analizę, opis i wycenę. Po dość krótkim czasie klient zdecydował, że chciałby wdrożyć nasze rozwiązanie, ale ma ręce związane budżetem. Cóż było robić? Ponieważ zarząd firmy był nieugięty, zaproponowałem rozwiązanie o tej samej funkcjonalności, ale mniej „ergonomiczne” i nieco toporne. Bardzo zależało mi na tym kliencie, dlatego za wszelką cenę chciałem tam zaistnieć. Przeszło.

Nie minęło jednak dużo czasu, kiedy otrzymałem wiadomość, że rozwiązanie jest niezadowalające, bo: mniej „ergonomiczne” i nieco toporne. Hmm… koniec końców, klient zrezygnował z jego rozwoju, ze względu na ograniczenia budżetowe, a nasza dalsza współpraca stała się zagrożona.

Czego się nauczyłem? Że zdecydowanie nie warto iść na skróty, a chęć stosowania pół-środków jest zgubna. Dzisiaj na pytania o cenę odpowiadam:

„Vialutions jest firmą stawiającą, na jakość i rozwiązania dopasowane do potrzeb klientów. Nasze podejście do biznesu, czy mówiąc górnolotnie „filozofia”, jest doceniana przez wielu klientów na całym świecie. Niestety przez nasze uparte dążenie do dostarczania najwyższej jakości rozwiązań musimy pogodzić się z obniżoną konkurencyjnością naszych cen.”

Czy to się opłaca? Powiem tak: może nie mamy największego portfela klientów na rynku. Może omijają nas czasem wielkie (budżetowo) kontrakty. Ale wolę mieć jednego, zadowolonego klienta, niż całą armię niezadowolonych.

W następnym odcinku: nie gadam z tobą!

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Check the resource! Czyli planowanie dla opornych :)

Czy zdarzyła Wam się kiedyś sytuacja, w której rozpoczęliście realizację jakiegoś projektu (np. wizyta w toalecie), ale w trakcie jego wykonania okazało się, że nie macie potrzebnych środków (np. papieru toaletowego)? No cóż, pewnie tak! Jak rozwiązaliście problem?

W podobnej sytuacji znalazł się jeden z naszych klientów, firma realizująca skomplikowane projekty inżynieryjne. Owa firma, ciesząca się dużym uznaniem w swojej branży miała kilkukrotnie problemy z realizacją ze względu na brak informacji o bieżącym wykorzystaniu zasobów. Brzmi enigmatycznie, trochę. Załóżmy, że musisz upiec ciasto, co potrzebujesz? Składniki typu mąka, cukier, jajka, itp. Dodatkowo potrzebna będzie forma, piekarnik, miejsce do przygotowania, przepis i pewnie parę innych rzeczy. No dobrze, idziesz na zakupy, wracasz do domu, zgodnie z przepisem łączysz składniki i pieczesz.. niby nic wielkiego, ale dobrze mieć sąsiada, jeśli zapomni się o proszku do pieczenia.

A teraz upieczmy to ciasto w restauracji, gdzie kucharzy jest kilku. Załóżmy, że masz wszystkie składniki, połączysz je zgodnie z przepisem – ups.. piekarnik jest zajęty i musisz poczekać pół godziny. Nie pomyślałeś o tym – zdarza się. A Twoi klienci czekają, ale ile można czekać na deser?

Dodajmy jeszcze jedną zmienną: zasoby ludzkie. Umówmy się, że jesteś kierownikiem restauracji i oprócz powyższych założeń, musisz mieć na uwadze urlop Janka w przyszłym tygodniu, szkolenie Ani w środę i chorobę Jurka… dzisiaj. Zaczyna robić się „dość gęsto”, a nowe zmienne pojawiają się i krzyżują Twoje plany.

Acha! Pamiętaj jeszcze o kosztach! Musisz je zaplanować i trzymać się budżetu. Przecież nie chcesz splajtować już na starcie projektu!

Pomijając kontekst kulinarny, tak właśnie wyglądał projekt dla wspomnianego wcześniej klienta. Narzędzie do planowania i zarządzania projektami, które automatyzowałoby pracę osoby odpowiedzialnej za nie. Oczywiście, nasz klient miał dość ograniczony budżet (że tak delikatnie i dyplomatycznie to ujmę), a problem „gorący”. Co zrobiliśmy? Zaprojektowaliśmy i zbudowali aplikację vPlan, czyli proste narzędzie, które w rękach naszego klienta urosło do rangi głównego narzędzia planowania. Co do zasady to zestaw kilku list i bibliotek powiązanych zgrabną logiką w tle, czyli to, co oferuje SharePoint po odpakowaniu go z pudełka. Proste, a jednocześnie wyszukane i, co najważniejsze: skuteczne!

Jak to wygląda teraz? Jako kierownik restauracji siadasz do komputera. W aplikacji określasz rodzaj projektu, potrzebne zasoby i budżet. Do odpowiednich zadań dobierasz odpowiednie produkty, osoby, sprzęty, etc. Przy czym aplikacja pamięta co masz w spiżarni, kto jest nieobecny lub zaangażowany w inny projekt, jakie sprzęty i kiedy są dostępne. Po zakończeniu planowania uruchamiasz projekt, a odpowiedni uczestnicy otrzymują informację, kiedy, gdzie i co mają zrobić. Na każdym etapie realizacji możesz otrzymać informacje, jaki jest bieżący status, czy są jakieś zmiany (np. ktoś się rozchorował, sprzęt się zepsuł, etc.). A po zakończeniu raport z realnego czasu realizacji projektu, jego kosztów itp. Proste? No ba! 

Od tamtego czasu minęło już wiele miesięcy. vPlan został już wielokrotnie modyfikowany i ulepszany i w chwili obecnej jest jednym z naszych flagowych okrętów, w ramach floty produktów (prawie) out-of-the-box. Piszę o nim, ponieważ niedawno otrzymałem informację, że dostał się do grona finalistów European SharePoint Community Awards 2015 w kategorii - Best SharePoint Solution i, nie ukrywam, jestem z tego dumny J

W następnym odcinku: a ile to kosztuje?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

The Matrix has you?

Rzeczywistość wirtualna zawsze kojarzyła mi się ze sferą fantastyki. Jakieś nierzeczywiste byty, sterowane przez superkomputery, zwykle czyhające na życie niewinnych ludzi. I oczywiście superbohater, bez lęku wkraczający w ten nieokiełznany świat, by ratować ludzkość. Pewnie to nic dziwnego, ale chyba na zawsze wirtualna rzeczywistość będzie mi się kojarzyła z teledyskiem Aerosmith do „Amazing” (https://youtu.be/zSmOvYzSeaQ) i przede wszystkim z Matrix’em J

Kiedy zacząłem pracę w Vialutions postanowiłem dokształcić się i zapisałem się na kurs z Microsoft Server. Wiele się tam nauczyłem, ale jedną z najciekawszych dla mnie informacji było tworzenie wirtualnych maszyn, a na ich podstawie złożonych sieci. Było to dla mnie niczym odkrycie nowego, nieznanego wcześniej świata. Do tej pory moje wyobrażenie sieci komputerowej to była dowolna liczba fizycznych maszyn połączona switchami, routerami i kablami ze sobą. A tu nagle okazało się, że można taką strukturę zbudować na jednej fizycznej maszynie. Mało tego wszystko funkcjonuje doskonale. Kiedy podzieliłem się swoją wiedzą z kolegami w pracy, no cóż.. wyśmiali mnie i pokazali, że właśnie tak jest zbudowana nasza sieć i mało tego, że również tym się zajmujemy, jest to w ofercie usług Vialutions.

Człowiek uczy się całe życie, ale niektóre wiadomości stają się natychmiast tak oczywiste, że nieprawdopodobnym wydaje się ich nieznajomość dla innych. Tak też się stało w moim przypadku odnośnie wirtualizacji. Jednym z jej użytecznych funkcji jest tworzenie migawek (Snaphot), zapisującego bieżący stan danej maszyny. Wiem, jest to również na maszynach fizycznych, w formie backupu, ale w przypadku maszyny wirtualnej wykonanie takiej migawki jest o wiele prostsze. Dlatego, kiedy pewnego dnia mój kolega re-instalował system na jednym z serwerów klienta i po kilku minutach zaczął kląć myślałem, że chodzi mu, jak zwykle o jakąś błahostkę. I kiedy dowiedziałem się, że musi odtworzyć ustawienia serwera odparłem, żeby przywrócił ostatni Snapshot i spisał je sobie. Nie mogłem uwierzyć, że klient ma tylko fizyczny serwer, bez backupów, bez dokumentacji, bez niczego, co mogłoby pomóc w odtworzeniu ustawień. Oczywiście kolega poradził sobie z tym problemem, ale kosztowało go to wiele czasu i stresu. A kto je lubi?

Od tamtego czasu na naszej tablicy na stałe zagościł wielki napis „SNAPSHOT!” – tak ku pamięci ;)

W następnym odcinku: komu by to zlecić?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Chmura dla każdego.

Pamiętam moją pierwszą podróż samolotem i wrażenie, jakie zrobił na mnie widok chmur „z bliska”. Z dołu zawsze wydawały mi się strukturami dość płaskimi, nawet te wypiętrzające się, burzowe, z widoczną strukturą przestrzenną owszem robiły wrażenie, ale kiedy spojrzeć na nie z perspektywy ptaka, no cóż.. szczęka mi opadła. Ich ogrom, różnorodność kształtów i barw, ale też wrażenie niestałości, czegoś ulotnego i nietrwałego, łatwo ulegającego transformacjom.

Kiedy po wielu latach od mojej pierwszej podniebnej podróży usłyszałem po raz pierwszy o chmurze w kontekście informatycznym poczułem swoistą niepewność i z wrodzonym mi sceptycyzmem podszedłem nieufnie do tego zjawiska. No, bo co to jest ta chmura? Że jak, mam coś wysłać „gdzieś’ i liczyć, że ten obłoczek się nie rozpłynie? Słabe. Długo chodziłem wokół tematu chmur starając się go nie dotykać – bo i po co? Myślę, że nie jestem odosobniony w takim podejściu, a właściwie byłem. A co się zmieniło? Otoczenie.

Nabyłem drogą kupna smartfona. Początkowa fascynacja została zdublowana podczas jego użytkowania. A bo to wszystko pod ręką, mail dostępny i pogodę można sprawdzić, wiadomości poczytać albo książkę, bajkę dzieciom włączyć, a co najważniejsze, zawsze mam aparat fotograficzny przy sobie. Super – do czasu. Po dość krótkim czasie okazało się, że moja karta pamięci jest pełna, nic prostszego! Podłączyć do komputera i zgrać zdjęcia, łatwizna! No tak, tylko nie zawsze jest do niego dostęp, a zdjęcia i filmy robić się chce! Poza tym, jak już zrzucę zdjęcia do komputera, to nie pochwalę się nimi przy okazji imienin u cioci – klops.

No i cóż było robić. Trzeba było spróbować pobawić się tą chmurką. Oczywiście dostępne są przeróżne, a ja nie chcę się na ich temat (na razie) rozpisywać. Faktem za to jest, że zacząłem korzystać z mojej prywatnej chmury. Wrażenia? Po pierwsze byłem zaskoczony jak szybka i prosta jest konfiguracja. Po drugie byłem zaskoczony, że działa to tak szybko. Po trzecie, usiadłem z wrażenia widząc, w jaki sposób moje zdjęcia zostały skatalogowane i jak prosty jest do nich dostęp. „Nieźle” pomyślałem. Nie musiałem też długo czekać, żeby przekonać się w jak ekspresowym tempie rozwija się ta cała „chmurowa zabawa”. Mało tego widzę, że już dawno przestało to być zabawą, a stało się poważnym narzędziem.

Jak wspominałem, zawodowo zajmuję się sprzedażą i analizą IT, dlatego nie musiałem długo czekać, aby po raz pierwszy zmierzyć się z „chmurowymi” aplikacjami i możliwościami. Najciekawszy z tego wszystkiego jest fakt, iż pierwotne uprzedzenia i obawy powoli zostają zastępowane pragmatyzmem i kalkulacją. Jeszcze nie tak dawno temu znalezienie klienta, który ma już jakieś rozwiązania, albo planuje je mieć w „chmurze” było jak szukanie tej igły-co-to-się-na-polu-zgubiła. Dzisiaj takie myślenie nie jest jeszcze powszechne, ale zdecydowanie bardziej rozpowszechnione. Ciekawym aspektem „chmurologii” jest niemal dowolna jej skalowalność i możliwe kombinacje (od rozwiązań w 100% chmurowych do wykorzystywania chmur jedynie, jako backupu lub centrów obliczeniowych), o tych kombinacjach kiedyś jeszcze sobie „porozmawiamy”.

Chyba najlepszym obrazem obecnego etapu rozwoju chmur jest rosnąca ilość migracji systemów on-premise do rozwiązań „cloud’owych” lub jego hybryd, jakie realizujemy w Vialutions. Jak przypomnę sobie ten sceptycyzm z początków Azure i innych rozwiązań chmurowych, to aż żal bierze, że nie nagrywałem wtedy moich kolegów. Ale chyba taki właśnie jest żywot nowych technologii. Sprawdziłem to na sobie wielokrotnie i zapewne jeszcze nie raz będę z rezerwą przyjmował nowinki, które za chwilę staną się moim nieodłącznym towarzyszem. Ale cóż robić, w końcu z poziomu chmury już tylko jeden krok do gwiazd ;)

W następnym odcinku: Matrix jest lepszy.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Narzędzie do wszystkiego. Czyżby?!?

Zacznijmy od podstaw. Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Ponieważ jestem zwolennikiem teorii, że pewne prawa są uniwersalne niezależnie od pierwotnego ich stworzenia, zauważyłem, że podobne historie dzieją się w moim świecie zawodowym. Spójrzmy przykładowo na pakiet Microsoft Office jak na grupę komplementarnych narzędzi warsztatowych. Komplementarnych, czyli takich, które są ze sobą powiązane, ale przez uzupełnianie się, nie zastępowanie. Z naszego pakietu przyjrzyjmy się szczególnie jednemu narzędziu, myślę o MS Excel.

Co to jest ten Microsoft Excel?

Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) – arkusz kalkulacyjny produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS. (Wikipedia)

Acha! Czyli jest to arkusz kalkulacyjny (trudne słowo). Ciekawe do czegóż może służyć ów arkusz kalkulacyjny?

Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez użytkowników domowych. Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej. W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie. Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania (adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane). Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii. Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych. (Wikipedia)

Rozumiem! Czyli to takie narzędzie do przeprowadzania przeróżnych obliczeń. Wszystko jasne!! W takim razie zapiszę sobie w nim książkę adresową! Albo lepiej! Będę prowadził w nim notatki ze spotkań z klientami. Nieee! Lepiej skataloguje sobie w nim wszystkie produkty, którymi handluję, albo będę tworzył schematy blokowe i projektował procesy biznesowe! STOOOOOP! Czy widzisz tu gdzieś błąd logiczny? A czy przypomina Ci to sposób, w jaki Ty lub Twoja firma używa Excel’a? To tak, jakby kupić cały komplet narzędzi warsztatowych (nietanich) i używać tylko wkrętaka. Da się wkręcić śrubkę? No pewnie – po to on jest! A wbić gwoździa? Rączką, można! A wywiercić otwór? Pewnie, w jednym rozmiarze, ale się da! A przeciąć deskę? Przy odrobinie, no dobra: dużej determinacji, jasne! Tylko, po co inne narzędzia? A może łatwiej wbić gwóźdź młotkiem, otwór wywiercić wiertarką, a deskę przeciąć piłą?

W Vialutions niemal codziennie spotykam się z pytaniami od klientów, o możliwość przeniesienia czegoś z Excel’a do innego narzędzia z pakietu Microsoft. Tak, głównie do SharePoint’a lub za jego pośrednictwem, bo jest on takim spójnikiem, spinaczem, czy łącznikiem między wszystkimi aplikacjami Office’a. I robimy to z ochotą, ale pamiętaj: każde narzędzie ma swoje przypisane mu możliwości, więc jeśli zdecydujesz się nawrócić nie oczekuj, że młotkiem po tuningu będziesz mógł wkręcać śrubki. Tak, pokażemy Ci również jak działa wkrętak ;)

W następnym odcinku: o oswajaniu chmur.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Ekspresowe tworzenie dokumentów, raz!

Puzzle – forma rozrywki polegająca na składaniu dużego obrazka z małych fragmentów o charakterystycznych kształtach. Za twórcę pierwszych puzzli uważany jest John Spilsbury, londyński grawer i kartograf (1763 rok). (Wikipedia) 

Każdy układał chociaż raz w życiu. Mogą być proste, nawet dwu-elementowe, aż po największe na świecie:

(wpisane do księgi rekordów Guinnessa) ułożyło 1600 studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Ho Chi Minh w Wietnamie. Puzzle powstały 24 września 2011 i składały się z 551 232 elementów o wymiarach 2,5 × 2,5 cm każdy, zajmując powierzchnię 14,85 × 23,20 m (Wikipedia)

 Mogą przedstawiać dowolny obraz, prywatną fotografię, cokolwiek. To co je łączy, to idea tworzenia większego obrazu z niewielkich elementów. A dlaczego piszę o puzzlach? Otóż, pewnego pięknego dnia (choć tego nie jestem pewien, być może padało) spotkałem się z pewnym klientem, który potrzebował wdrożyć system tworzenia dokumentów oraz nadzorować ich obieg.

Idea polegała na stworzeniu jednolitego szablonu dokumentów dla całej firmy. Dokumentów, które mogłyby być edytowane przez wiele osób, następnie podlegałyby akceptacji osób decyzyjnych, a wynik miał być zapisywany w chroniony sposób uniemożliwiający zmianę. 

W trakcie prowadzenia analizy procesu, zaproponowaliśmy kilka udogodnień, które są dostępne out-of-the-box na platformie MS SharePoint jak również kilka funkcjonalności autorstwa Vialutions. Z pomocą w tworzeniu tego rozwiązania przyszła właśnie idea puzzli.

Umowy. Bo o takich dokumentach właśnie piszę, charakteryzują się pewnym niezmiennym układem. Mamy tu określenie stron umowy, preambułę, szereg warunków, etc. Każdy z tych elementów, choć czasem zawiera dane amienne można dokładnie opisać w formie szablonu. My o tych małych szablonach pomyśleliśmy jak o puzzlach, które, po niewielkich modyfikacjach będą tworzyły końcowy dokument.

Wyobraź sobie taką sytuację: wpisujesz do bazy dane stron, wybierasz szablon dokumentu (np. umowa o dzieło, pozew cywilny, etc.).

Do otrzymanej "mapy" dokumentu dobierasz poszczególne elementy ukałdanki, wcześniej zdefiniowane i dopasowane do poszczególnych części wybranego szablonu.

Dokument jest gotowy.

Acha! Co Ciekawe, dane wprowadzone na początku, są automatycznie wstawiane w odpowiednie miejsce dokumentu (np. nazwa kontrahenta, adresy, nip, etc.), jeśli potrzebne jest wprowadzenie danych zmiennych (np. wysokość wynagrodzenia, koszty, przedmiot pozwu, komentarze, uzasadnienie etc.), mechanizm tworzenia dokumentu sam dopomina się o ich wpisanie. Łatwe? Bardzo!

Dalej, taki dokument, w zależności od jego charakteru jest przekierowywany do odpowiednich osób decyzyjnych (np. kierownik, księgowa, prawnik, etc.), które mogą go edytować, przesłać do poprawy, nanieść uwagi, w końcu zaakceptować lub odrzucić. O czym pisałem w poprzednim poście. A co najważniejsze wszystko odbywa się zgodnie z przyjętą procedurą, ale w pełni elektronicznie i bez udziału twórcy dokumentu. Ten oczywiście otrzymuje powiadomienia o każdej operacji wykonanej na dokumencie, ale pozbywa się konieczności pielgrzymek od drzwi-do-drzwi w celu zgromadzenia odpowiednich podpisów. Jak dla mnie to wymierna oszczędność czasu, pieniędzy, energii, itp., itd... Słowem korzyść, którą można uzyskać w bardzo krótkim okresie.

Dla kogo? Właściwie dla każdej firmy, która "produkuje" dużą ilość dokumentów :) Może to być #kancelaria prawnicza, #biuro pracy tymczasowej, #agencja reklamowa zatrudniająca hostessy, czy aktorów, firma, która podpisuje umowy z kontrahentami. Przykłady można mnożyć. 

I znów zadziwienia klienta nie było końca: "To tak można?!?". Można :)

W następnym odcinku: Excel - pierwsze starcie.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re:...

Myślę, że schemat działania Vialutions nie odbiega znacząco od przyjętego powszechnie w branży IT. Aby dostarczyć potrzebne rozwiązanie skupiamy się na jak najlepszym rozpoznaniu potrzeb klienta. W ramach przygotowań do realizacji przeprowadzamy kilkustopniową analizę problemu.

Po pierwsze, zespół sprzedażowy przeprowadza analizę wstępną, na tym etapie zbieramy jak najwięcej informacji o poszukiwanym rozwiązaniu. Dalej razem z architektem i deweloperem szacujemy jego koszty i przekazujemy taki wstępny kosztorys klientowi. Po akceptacji, architekt i deweloper przygotowuje szczegółowe rozwiązanie, a klient otrzymuje je w formie analizy technicznej. Po negocjacjach (J) i akceptacji oferty przystępujemy do realizacji.

Kiedyś, pracując w firmach niedysponujących narzędziem o nazwie SharePoint, przygotowanie jednego dokumentu przez kilka osób wyglądało tak, że po tzw. „burzy mózgów”, osoba odpowiedzialna za projekt tworzyła dokument i rozsyłała go do osób zainteresowanych. Oczywiście droga mailową. Te osoby odsyłały poprawki i uwagi. Te zostawały nanoszone do dokumentu i przekazywane znów do zaakceptowania. Czy temat maila: „Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re: Oferta dla firmy X” coś Ci mówi?

No właśnie! A ile czasu trwa przygotowanie takiego dokumentu? Nie chcesz o tym mówić?! Rozumiem doskonale! To tak jakby stworzony dokument mnożył się na różne sposoby, a kiedy dojrzeje wszystkie te klony wracały do Ciebie, żeby mogły być przekute na nowy i tak w koło.

Wyobraź sobie taką sytuację: „Tworzysz dokument. Umieszczasz go w miejscu dostępnym tylko dla osób upoważnionych. Wszystkie osoby upoważnione mogą go edytować. Nawet jednocześnie. Na końcu, każda z tych osób może kliknąć: Akceptuję. A Ty otrzymujesz powiadomienie, że status dokumentu zmienił się na: Gotowe!”. Fajnie, nie?!? A jak do tego dodam, że możesz podglądnąć każdą kolejną zmianę w dokumencie i ewentualnie przywrócić jej wersję z konkretnej daty? Brzmi wręcz nierealnie. Wiem, bo było to zaskoczeniem dla mnie i jest dla każdego, kto nie miał styczności z tą podstawową funkcjonalnością SharePoint’a.

Właśnie ta funkcjonalność otworzyła mi oczy na możliwości SharePoint’a w pierwszym miesiącu mojej pracy w Vialutions. Kiedy po spotkaniu z pierwszym klientem spisałem wnioski i opisałem problem, „powiesiłem” dokument na naszej platformie firmowej, określiłem zespół roboczy i.. kilka minut później otrzymałem informację, że dokument, którym zarządzam został właśnie zmieniony. Potem jeszcze raz i kolejny. A kiedy pod koniec dnia przeglądnąłem analizę odkryłem, że właściwie jest już gotowy. Kilka kliknięć i drobnych zmian edycyjnych. Voila! I to bez wysłania jednego maila J Szok.

Teraz opowiadając o możliwych rozwiązaniach, czy budując podstawy analizy z klientem wspominam o tych możliwościach widzę dokładnie takie samo zdziwienie, zaskoczenie i niedowierzanie w jego oczach. I nic w tym dziwnego. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do obiegu mailowego dokumentów, ale chyba już czas dać odpocząć naszym serwerom, nie sądzisz? ;)

W następnym odcinku: zabawa w puzzle.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Szukacie? a znajdujecie?

W niecały miesiąc od rozpoczęcia mojej pracy w Vialutions odebrałem wiadomość od klienta. Dużego klienta. Poziom ekscytacji +100. Po wstępnej analizie telefonicznej, wraz z deweloperem pojechaliśmy na spotkanie.

Kawa, woda, herbata.. pogaduszki zmiękczające o pogodzie.. w końcu przeszliśmy do konkretów. Rozmowa układała się sympatycznie, zdobywaliśmy wiele cennych informacji. Właściwie cała ta rozmowa mogłaby zostać podzielona na części i poddana osobnej analizie, bo jak dowiedziałem się w trakcie mojej późniejszej pracy zostały w jej trakcie poruszone chyba wszystkie aspekty architektury środowiska MS SharePoint, neizrozumiałe i nowe dla jego potencjalnych użytkowników. O założeniach i architekturze tej platformy kiedy indziej, przytoczę teraz urywek naszej rozmowy:

- To jak dużo danych Państwo przechowują?

- Hmm.. około 1.000.000 plików.

- Sporo. A jak znajdujecie potrzebne?

- Właściwie to nie mamy wyszukiwarki.. za każdym razem robimy to ręcznie.

- Jak to ręcznie?

- No tak! Nasza "wyszukiwarka" za każdym razem daje inne wyniki, poza tym nie potrafi wyszukiwać konkretnej treści tylko przeszukuje nazwy plików. A ponieważ nie istnieje żadna reguła ich nazywania, sam Pan rozumie...

- To jakiś koszmar!!

Dokładnie: koszmar. Nie mogłem uwierzyć, że tak duża firma, z tak rozproszoną strukturą może w ten sposób działać. Czy można coś z tym zrobić? Oczywiście! Pomijając możliwość tagowania plików, wprowadzania ich opisów, etc. SharePoint daje możliwość wyszukiwania pełnotekstowego całej swojej zawartości, czyli wszystkich plików, które są do niego wysłane.

W trakcie tej rozmowy, okazało się, że funkcjonalność na której klientowi zależało najbardziej jest dostępna "od ręki" bez konieczności wprowadzenia dodatkowych zmian programistycznych. Oczywiście istnieje możliwość ograniczania wyświetlanych wyników do tych , które użytkownik jest uprawniony zobaczyć, ale uprawnienia i możliwości z tego wynikające, to już inna bajka :)

W następnym poście: o tym jak tworzyliśmy analizę projektu.

Ale z czym to się je?

Stawiłem się na czas...

Krótki wstępniak, uściski dłoni, papierkowo, no dobrze, to siądź i zapoznaj się z produktem który będziesz sprzedawał. Mam owijać w bawełnę? Nieee.. Microsoft SharePoint - polecono mi samodzielnie zapoznać się z produktem.

Strona logowania, strona główna, hmm.. co to jest? Żeby było prościej: dostałem do ogarnięcia zupełnie "czystą" wersję SharePoint'a. No może niezupełnie czystą, bo wzbogaconą o parę web-partów, które produkujemy. Powiem szczerze: obczytałem się conieco przed przystąpieniem do pracy, ale nie na wiele się to zdało. Po kilku godzinach, byłem przekonany, że trafiłem do piekła, w którym mam sprzedawać produkt drogi i zupełnie bezużyteczny.

Jestem pewien, że dokładnie takie wrażenie robi "goła" instalacja SharePointa na użytkownikach. Ot po prostu kolejny zasób dyskowy, jakieś katalogi, itp., nic specjalnego. Teraz, po wielu miesiącach pracy z tym rozwiązaniam, rozumiem, gdzie był mój błąd i wiem, jaki jest błąd moich klientów, którzy decydują się na instalację "golasa" i poddanie go pod osąd pracowników. W takiej sytuacji mam pewność, że temat SharePointa nie będzie rokował.

Zabawa, bo to chyba najlepsze określenie, z "gołym" SharePointem jest jak gra w pasjansa na mega-wydajnym super-komputerze. Niby wszystko gra, w sensie pasjans działa, tylko dlaczego tak dużo muszę za to płacić?

Wiele czasu zajęło mi "dochodzenie" czym tak naprawdę jest SharePoint i co można z niego wycisnąć, dlatego nie dziwię się frustracji i niechęci ludzi, którzy zetknęli się z nim bez wsparcia i czasu jakie ja dostałem. Dlatego też uznałem, że miejsce w którym się znalazlem, to doskonałe pole do budowy i rozwoju, o nieznanych dotychczas dla mnie możliwościach i perspektywach.

W następnym poście.

- To jak dużo danych Państwo przechowują?

- Hmm.. około 1.000.000 plików.

- Sporo. A jak znajdujecie potrzebne?

- Właściwie to nie mamy wyszukiwarki.. za każdym razem robimy to ręcznie.

cdn...

Narodziny.

Szukając skomplikowanych rozwiązań często nie zauważamy tych najprostszych, zgrabnie i elegancko opisujących problem. Największą barierą jest wiedza i doświadczenie, która każe poszukiwać wszelkich niuansów i niebanalnych stron rozpatrywanego procesu. W szczególnym przypadku dotyka to pracy na pograniczu analizy biznesowej i sprzedaży, kiedy stając oko-w-oko z klientem, konsultant stara się dopasować najlepiej pasujące produkty i usługi.

Mam za sobą lata doświadczenia w sprzedaży na rynku B2B i mogę bez kokieterii stwierdzić, że spotkałem się już z wszelkiej maści klientami. Nie planuję dostarczyć na rynek kolejnej książki uczącej (radzącej) jak skutecznie sprzedawać. Chcę podzielić się swoimi obserwacjami na temat styku praktyki i teorii. Dla kogo? Nie, nie określiłem targetu J. Po co? Bo w pracy każdego sprzedawcy (a niezależnie od posiadanej wizytówki, każdy nim w pewnym sensie jest) następuje chwila zadumy nad przepracowanymi caseami i chęć podzielenia się refleksją.

Po wielu latach pracy zdecydowałem się na zmianę branży. Nie była to prosta decyzja, bo w pewnym wieku zaczynanie wszystkiego od zera jest decyzją ryzykowną, ale jakim bym był sprzedawcą, gdybym bał się ryzykować! Zawsze interesowałem się nowymi technologiami, więc kiedy head-hunter zaproponował spotkanie w sprawie pracy w IT – podjąłem rękawicę,

i oto jestem…