Check the resource! Czyli planowanie dla opornych :)

Czy zdarzyła Wam się kiedyś sytuacja, w której rozpoczęliście realizację jakiegoś projektu (np. wizyta w toalecie), ale w trakcie jego wykonania okazało się, że nie macie potrzebnych środków (np. papieru toaletowego)? No cóż, pewnie tak! Jak rozwiązaliście problem?

W podobnej sytuacji znalazł się jeden z naszych klientów, firma realizująca skomplikowane projekty inżynieryjne. Owa firma, ciesząca się dużym uznaniem w swojej branży miała kilkukrotnie problemy z realizacją ze względu na brak informacji o bieżącym wykorzystaniu zasobów. Brzmi enigmatycznie, trochę. Załóżmy, że musisz upiec ciasto, co potrzebujesz? Składniki typu mąka, cukier, jajka, itp. Dodatkowo potrzebna będzie forma, piekarnik, miejsce do przygotowania, przepis i pewnie parę innych rzeczy. No dobrze, idziesz na zakupy, wracasz do domu, zgodnie z przepisem łączysz składniki i pieczesz.. niby nic wielkiego, ale dobrze mieć sąsiada, jeśli zapomni się o proszku do pieczenia.

A teraz upieczmy to ciasto w restauracji, gdzie kucharzy jest kilku. Załóżmy, że masz wszystkie składniki, połączysz je zgodnie z przepisem – ups.. piekarnik jest zajęty i musisz poczekać pół godziny. Nie pomyślałeś o tym – zdarza się. A Twoi klienci czekają, ale ile można czekać na deser?

Dodajmy jeszcze jedną zmienną: zasoby ludzkie. Umówmy się, że jesteś kierownikiem restauracji i oprócz powyższych założeń, musisz mieć na uwadze urlop Janka w przyszłym tygodniu, szkolenie Ani w środę i chorobę Jurka… dzisiaj. Zaczyna robić się „dość gęsto”, a nowe zmienne pojawiają się i krzyżują Twoje plany.

Acha! Pamiętaj jeszcze o kosztach! Musisz je zaplanować i trzymać się budżetu. Przecież nie chcesz splajtować już na starcie projektu!

Pomijając kontekst kulinarny, tak właśnie wyglądał projekt dla wspomnianego wcześniej klienta. Narzędzie do planowania i zarządzania projektami, które automatyzowałoby pracę osoby odpowiedzialnej za nie. Oczywiście, nasz klient miał dość ograniczony budżet (że tak delikatnie i dyplomatycznie to ujmę), a problem „gorący”. Co zrobiliśmy? Zaprojektowaliśmy i zbudowali aplikację vPlan, czyli proste narzędzie, które w rękach naszego klienta urosło do rangi głównego narzędzia planowania. Co do zasady to zestaw kilku list i bibliotek powiązanych zgrabną logiką w tle, czyli to, co oferuje SharePoint po odpakowaniu go z pudełka. Proste, a jednocześnie wyszukane i, co najważniejsze: skuteczne!

Jak to wygląda teraz? Jako kierownik restauracji siadasz do komputera. W aplikacji określasz rodzaj projektu, potrzebne zasoby i budżet. Do odpowiednich zadań dobierasz odpowiednie produkty, osoby, sprzęty, etc. Przy czym aplikacja pamięta co masz w spiżarni, kto jest nieobecny lub zaangażowany w inny projekt, jakie sprzęty i kiedy są dostępne. Po zakończeniu planowania uruchamiasz projekt, a odpowiedni uczestnicy otrzymują informację, kiedy, gdzie i co mają zrobić. Na każdym etapie realizacji możesz otrzymać informacje, jaki jest bieżący status, czy są jakieś zmiany (np. ktoś się rozchorował, sprzęt się zepsuł, etc.). A po zakończeniu raport z realnego czasu realizacji projektu, jego kosztów itp. Proste? No ba! 

Od tamtego czasu minęło już wiele miesięcy. vPlan został już wielokrotnie modyfikowany i ulepszany i w chwili obecnej jest jednym z naszych flagowych okrętów, w ramach floty produktów (prawie) out-of-the-box. Piszę o nim, ponieważ niedawno otrzymałem informację, że dostał się do grona finalistów European SharePoint Community Awards 2015 w kategorii - Best SharePoint Solution i, nie ukrywam, jestem z tego dumny J

W następnym odcinku: a ile to kosztuje?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

The Matrix has you?

Rzeczywistość wirtualna zawsze kojarzyła mi się ze sferą fantastyki. Jakieś nierzeczywiste byty, sterowane przez superkomputery, zwykle czyhające na życie niewinnych ludzi. I oczywiście superbohater, bez lęku wkraczający w ten nieokiełznany świat, by ratować ludzkość. Pewnie to nic dziwnego, ale chyba na zawsze wirtualna rzeczywistość będzie mi się kojarzyła z teledyskiem Aerosmith do „Amazing” (https://youtu.be/zSmOvYzSeaQ) i przede wszystkim z Matrix’em J

Kiedy zacząłem pracę w Vialutions postanowiłem dokształcić się i zapisałem się na kurs z Microsoft Server. Wiele się tam nauczyłem, ale jedną z najciekawszych dla mnie informacji było tworzenie wirtualnych maszyn, a na ich podstawie złożonych sieci. Było to dla mnie niczym odkrycie nowego, nieznanego wcześniej świata. Do tej pory moje wyobrażenie sieci komputerowej to była dowolna liczba fizycznych maszyn połączona switchami, routerami i kablami ze sobą. A tu nagle okazało się, że można taką strukturę zbudować na jednej fizycznej maszynie. Mało tego wszystko funkcjonuje doskonale. Kiedy podzieliłem się swoją wiedzą z kolegami w pracy, no cóż.. wyśmiali mnie i pokazali, że właśnie tak jest zbudowana nasza sieć i mało tego, że również tym się zajmujemy, jest to w ofercie usług Vialutions.

Człowiek uczy się całe życie, ale niektóre wiadomości stają się natychmiast tak oczywiste, że nieprawdopodobnym wydaje się ich nieznajomość dla innych. Tak też się stało w moim przypadku odnośnie wirtualizacji. Jednym z jej użytecznych funkcji jest tworzenie migawek (Snaphot), zapisującego bieżący stan danej maszyny. Wiem, jest to również na maszynach fizycznych, w formie backupu, ale w przypadku maszyny wirtualnej wykonanie takiej migawki jest o wiele prostsze. Dlatego, kiedy pewnego dnia mój kolega re-instalował system na jednym z serwerów klienta i po kilku minutach zaczął kląć myślałem, że chodzi mu, jak zwykle o jakąś błahostkę. I kiedy dowiedziałem się, że musi odtworzyć ustawienia serwera odparłem, żeby przywrócił ostatni Snapshot i spisał je sobie. Nie mogłem uwierzyć, że klient ma tylko fizyczny serwer, bez backupów, bez dokumentacji, bez niczego, co mogłoby pomóc w odtworzeniu ustawień. Oczywiście kolega poradził sobie z tym problemem, ale kosztowało go to wiele czasu i stresu. A kto je lubi?

Od tamtego czasu na naszej tablicy na stałe zagościł wielki napis „SNAPSHOT!” – tak ku pamięci ;)

W następnym odcinku: komu by to zlecić?

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Chmura dla każdego.

Pamiętam moją pierwszą podróż samolotem i wrażenie, jakie zrobił na mnie widok chmur „z bliska”. Z dołu zawsze wydawały mi się strukturami dość płaskimi, nawet te wypiętrzające się, burzowe, z widoczną strukturą przestrzenną owszem robiły wrażenie, ale kiedy spojrzeć na nie z perspektywy ptaka, no cóż.. szczęka mi opadła. Ich ogrom, różnorodność kształtów i barw, ale też wrażenie niestałości, czegoś ulotnego i nietrwałego, łatwo ulegającego transformacjom.

Kiedy po wielu latach od mojej pierwszej podniebnej podróży usłyszałem po raz pierwszy o chmurze w kontekście informatycznym poczułem swoistą niepewność i z wrodzonym mi sceptycyzmem podszedłem nieufnie do tego zjawiska. No, bo co to jest ta chmura? Że jak, mam coś wysłać „gdzieś’ i liczyć, że ten obłoczek się nie rozpłynie? Słabe. Długo chodziłem wokół tematu chmur starając się go nie dotykać – bo i po co? Myślę, że nie jestem odosobniony w takim podejściu, a właściwie byłem. A co się zmieniło? Otoczenie.

Nabyłem drogą kupna smartfona. Początkowa fascynacja została zdublowana podczas jego użytkowania. A bo to wszystko pod ręką, mail dostępny i pogodę można sprawdzić, wiadomości poczytać albo książkę, bajkę dzieciom włączyć, a co najważniejsze, zawsze mam aparat fotograficzny przy sobie. Super – do czasu. Po dość krótkim czasie okazało się, że moja karta pamięci jest pełna, nic prostszego! Podłączyć do komputera i zgrać zdjęcia, łatwizna! No tak, tylko nie zawsze jest do niego dostęp, a zdjęcia i filmy robić się chce! Poza tym, jak już zrzucę zdjęcia do komputera, to nie pochwalę się nimi przy okazji imienin u cioci – klops.

No i cóż było robić. Trzeba było spróbować pobawić się tą chmurką. Oczywiście dostępne są przeróżne, a ja nie chcę się na ich temat (na razie) rozpisywać. Faktem za to jest, że zacząłem korzystać z mojej prywatnej chmury. Wrażenia? Po pierwsze byłem zaskoczony jak szybka i prosta jest konfiguracja. Po drugie byłem zaskoczony, że działa to tak szybko. Po trzecie, usiadłem z wrażenia widząc, w jaki sposób moje zdjęcia zostały skatalogowane i jak prosty jest do nich dostęp. „Nieźle” pomyślałem. Nie musiałem też długo czekać, żeby przekonać się w jak ekspresowym tempie rozwija się ta cała „chmurowa zabawa”. Mało tego widzę, że już dawno przestało to być zabawą, a stało się poważnym narzędziem.

Jak wspominałem, zawodowo zajmuję się sprzedażą i analizą IT, dlatego nie musiałem długo czekać, aby po raz pierwszy zmierzyć się z „chmurowymi” aplikacjami i możliwościami. Najciekawszy z tego wszystkiego jest fakt, iż pierwotne uprzedzenia i obawy powoli zostają zastępowane pragmatyzmem i kalkulacją. Jeszcze nie tak dawno temu znalezienie klienta, który ma już jakieś rozwiązania, albo planuje je mieć w „chmurze” było jak szukanie tej igły-co-to-się-na-polu-zgubiła. Dzisiaj takie myślenie nie jest jeszcze powszechne, ale zdecydowanie bardziej rozpowszechnione. Ciekawym aspektem „chmurologii” jest niemal dowolna jej skalowalność i możliwe kombinacje (od rozwiązań w 100% chmurowych do wykorzystywania chmur jedynie, jako backupu lub centrów obliczeniowych), o tych kombinacjach kiedyś jeszcze sobie „porozmawiamy”.

Chyba najlepszym obrazem obecnego etapu rozwoju chmur jest rosnąca ilość migracji systemów on-premise do rozwiązań „cloud’owych” lub jego hybryd, jakie realizujemy w Vialutions. Jak przypomnę sobie ten sceptycyzm z początków Azure i innych rozwiązań chmurowych, to aż żal bierze, że nie nagrywałem wtedy moich kolegów. Ale chyba taki właśnie jest żywot nowych technologii. Sprawdziłem to na sobie wielokrotnie i zapewne jeszcze nie raz będę z rezerwą przyjmował nowinki, które za chwilę staną się moim nieodłącznym towarzyszem. Ale cóż robić, w końcu z poziomu chmury już tylko jeden krok do gwiazd ;)

W następnym odcinku: Matrix jest lepszy.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Narzędzie do wszystkiego. Czyżby?!?

Zacznijmy od podstaw. Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble, czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.

Ponieważ jestem zwolennikiem teorii, że pewne prawa są uniwersalne niezależnie od pierwotnego ich stworzenia, zauważyłem, że podobne historie dzieją się w moim świecie zawodowym. Spójrzmy przykładowo na pakiet Microsoft Office jak na grupę komplementarnych narzędzi warsztatowych. Komplementarnych, czyli takich, które są ze sobą powiązane, ale przez uzupełnianie się, nie zastępowanie. Z naszego pakietu przyjrzyjmy się szczególnie jednemu narzędziu, myślę o MS Excel.

Co to jest ten Microsoft Excel?

Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) – arkusz kalkulacyjny produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS. (Wikipedia)

Acha! Czyli jest to arkusz kalkulacyjny (trudne słowo). Ciekawe do czegóż może służyć ów arkusz kalkulacyjny?

Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez użytkowników domowych. Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej. W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie. Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania (adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane). Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii. Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych. (Wikipedia)

Rozumiem! Czyli to takie narzędzie do przeprowadzania przeróżnych obliczeń. Wszystko jasne!! W takim razie zapiszę sobie w nim książkę adresową! Albo lepiej! Będę prowadził w nim notatki ze spotkań z klientami. Nieee! Lepiej skataloguje sobie w nim wszystkie produkty, którymi handluję, albo będę tworzył schematy blokowe i projektował procesy biznesowe! STOOOOOP! Czy widzisz tu gdzieś błąd logiczny? A czy przypomina Ci to sposób, w jaki Ty lub Twoja firma używa Excel’a? To tak, jakby kupić cały komplet narzędzi warsztatowych (nietanich) i używać tylko wkrętaka. Da się wkręcić śrubkę? No pewnie – po to on jest! A wbić gwoździa? Rączką, można! A wywiercić otwór? Pewnie, w jednym rozmiarze, ale się da! A przeciąć deskę? Przy odrobinie, no dobra: dużej determinacji, jasne! Tylko, po co inne narzędzia? A może łatwiej wbić gwóźdź młotkiem, otwór wywiercić wiertarką, a deskę przeciąć piłą?

W Vialutions niemal codziennie spotykam się z pytaniami od klientów, o możliwość przeniesienia czegoś z Excel’a do innego narzędzia z pakietu Microsoft. Tak, głównie do SharePoint’a lub za jego pośrednictwem, bo jest on takim spójnikiem, spinaczem, czy łącznikiem między wszystkimi aplikacjami Office’a. I robimy to z ochotą, ale pamiętaj: każde narzędzie ma swoje przypisane mu możliwości, więc jeśli zdecydujesz się nawrócić nie oczekuj, że młotkiem po tuningu będziesz mógł wkręcać śrubki. Tak, pokażemy Ci również jak działa wkrętak ;)

W następnym odcinku: o oswajaniu chmur.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Ekspresowe tworzenie dokumentów, raz!

Puzzle – forma rozrywki polegająca na składaniu dużego obrazka z małych fragmentów o charakterystycznych kształtach. Za twórcę pierwszych puzzli uważany jest John Spilsbury, londyński grawer i kartograf (1763 rok). (Wikipedia) 

Każdy układał chociaż raz w życiu. Mogą być proste, nawet dwu-elementowe, aż po największe na świecie:

(wpisane do księgi rekordów Guinnessa) ułożyło 1600 studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Ho Chi Minh w Wietnamie. Puzzle powstały 24 września 2011 i składały się z 551 232 elementów o wymiarach 2,5 × 2,5 cm każdy, zajmując powierzchnię 14,85 × 23,20 m (Wikipedia)

 Mogą przedstawiać dowolny obraz, prywatną fotografię, cokolwiek. To co je łączy, to idea tworzenia większego obrazu z niewielkich elementów. A dlaczego piszę o puzzlach? Otóż, pewnego pięknego dnia (choć tego nie jestem pewien, być może padało) spotkałem się z pewnym klientem, który potrzebował wdrożyć system tworzenia dokumentów oraz nadzorować ich obieg.

Idea polegała na stworzeniu jednolitego szablonu dokumentów dla całej firmy. Dokumentów, które mogłyby być edytowane przez wiele osób, następnie podlegałyby akceptacji osób decyzyjnych, a wynik miał być zapisywany w chroniony sposób uniemożliwiający zmianę. 

W trakcie prowadzenia analizy procesu, zaproponowaliśmy kilka udogodnień, które są dostępne out-of-the-box na platformie MS SharePoint jak również kilka funkcjonalności autorstwa Vialutions. Z pomocą w tworzeniu tego rozwiązania przyszła właśnie idea puzzli.

Umowy. Bo o takich dokumentach właśnie piszę, charakteryzują się pewnym niezmiennym układem. Mamy tu określenie stron umowy, preambułę, szereg warunków, etc. Każdy z tych elementów, choć czasem zawiera dane amienne można dokładnie opisać w formie szablonu. My o tych małych szablonach pomyśleliśmy jak o puzzlach, które, po niewielkich modyfikacjach będą tworzyły końcowy dokument.

Wyobraź sobie taką sytuację: wpisujesz do bazy dane stron, wybierasz szablon dokumentu (np. umowa o dzieło, pozew cywilny, etc.).

Do otrzymanej "mapy" dokumentu dobierasz poszczególne elementy ukałdanki, wcześniej zdefiniowane i dopasowane do poszczególnych części wybranego szablonu.

Dokument jest gotowy.

Acha! Co Ciekawe, dane wprowadzone na początku, są automatycznie wstawiane w odpowiednie miejsce dokumentu (np. nazwa kontrahenta, adresy, nip, etc.), jeśli potrzebne jest wprowadzenie danych zmiennych (np. wysokość wynagrodzenia, koszty, przedmiot pozwu, komentarze, uzasadnienie etc.), mechanizm tworzenia dokumentu sam dopomina się o ich wpisanie. Łatwe? Bardzo!

Dalej, taki dokument, w zależności od jego charakteru jest przekierowywany do odpowiednich osób decyzyjnych (np. kierownik, księgowa, prawnik, etc.), które mogą go edytować, przesłać do poprawy, nanieść uwagi, w końcu zaakceptować lub odrzucić. O czym pisałem w poprzednim poście. A co najważniejsze wszystko odbywa się zgodnie z przyjętą procedurą, ale w pełni elektronicznie i bez udziału twórcy dokumentu. Ten oczywiście otrzymuje powiadomienia o każdej operacji wykonanej na dokumencie, ale pozbywa się konieczności pielgrzymek od drzwi-do-drzwi w celu zgromadzenia odpowiednich podpisów. Jak dla mnie to wymierna oszczędność czasu, pieniędzy, energii, itp., itd... Słowem korzyść, którą można uzyskać w bardzo krótkim okresie.

Dla kogo? Właściwie dla każdej firmy, która "produkuje" dużą ilość dokumentów :) Może to być #kancelaria prawnicza, #biuro pracy tymczasowej, #agencja reklamowa zatrudniająca hostessy, czy aktorów, firma, która podpisuje umowy z kontrahentami. Przykłady można mnożyć. 

I znów zadziwienia klienta nie było końca: "To tak można?!?". Można :)

W następnym odcinku: Excel - pierwsze starcie.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!

Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re:...

Myślę, że schemat działania Vialutions nie odbiega znacząco od przyjętego powszechnie w branży IT. Aby dostarczyć potrzebne rozwiązanie skupiamy się na jak najlepszym rozpoznaniu potrzeb klienta. W ramach przygotowań do realizacji przeprowadzamy kilkustopniową analizę problemu.

Po pierwsze, zespół sprzedażowy przeprowadza analizę wstępną, na tym etapie zbieramy jak najwięcej informacji o poszukiwanym rozwiązaniu. Dalej razem z architektem i deweloperem szacujemy jego koszty i przekazujemy taki wstępny kosztorys klientowi. Po akceptacji, architekt i deweloper przygotowuje szczegółowe rozwiązanie, a klient otrzymuje je w formie analizy technicznej. Po negocjacjach (J) i akceptacji oferty przystępujemy do realizacji.

Kiedyś, pracując w firmach niedysponujących narzędziem o nazwie SharePoint, przygotowanie jednego dokumentu przez kilka osób wyglądało tak, że po tzw. „burzy mózgów”, osoba odpowiedzialna za projekt tworzyła dokument i rozsyłała go do osób zainteresowanych. Oczywiście droga mailową. Te osoby odsyłały poprawki i uwagi. Te zostawały nanoszone do dokumentu i przekazywane znów do zaakceptowania. Czy temat maila: „Re: Re: Fwr: Re: Odp: Re: Re: Frw: Re: Oferta dla firmy X” coś Ci mówi?

No właśnie! A ile czasu trwa przygotowanie takiego dokumentu? Nie chcesz o tym mówić?! Rozumiem doskonale! To tak jakby stworzony dokument mnożył się na różne sposoby, a kiedy dojrzeje wszystkie te klony wracały do Ciebie, żeby mogły być przekute na nowy i tak w koło.

Wyobraź sobie taką sytuację: „Tworzysz dokument. Umieszczasz go w miejscu dostępnym tylko dla osób upoważnionych. Wszystkie osoby upoważnione mogą go edytować. Nawet jednocześnie. Na końcu, każda z tych osób może kliknąć: Akceptuję. A Ty otrzymujesz powiadomienie, że status dokumentu zmienił się na: Gotowe!”. Fajnie, nie?!? A jak do tego dodam, że możesz podglądnąć każdą kolejną zmianę w dokumencie i ewentualnie przywrócić jej wersję z konkretnej daty? Brzmi wręcz nierealnie. Wiem, bo było to zaskoczeniem dla mnie i jest dla każdego, kto nie miał styczności z tą podstawową funkcjonalnością SharePoint’a.

Właśnie ta funkcjonalność otworzyła mi oczy na możliwości SharePoint’a w pierwszym miesiącu mojej pracy w Vialutions. Kiedy po spotkaniu z pierwszym klientem spisałem wnioski i opisałem problem, „powiesiłem” dokument na naszej platformie firmowej, określiłem zespół roboczy i.. kilka minut później otrzymałem informację, że dokument, którym zarządzam został właśnie zmieniony. Potem jeszcze raz i kolejny. A kiedy pod koniec dnia przeglądnąłem analizę odkryłem, że właściwie jest już gotowy. Kilka kliknięć i drobnych zmian edycyjnych. Voila! I to bez wysłania jednego maila J Szok.

Teraz opowiadając o możliwych rozwiązaniach, czy budując podstawy analizy z klientem wspominam o tych możliwościach widzę dokładnie takie samo zdziwienie, zaskoczenie i niedowierzanie w jego oczach. I nic w tym dziwnego. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do obiegu mailowego dokumentów, ale chyba już czas dać odpocząć naszym serwerom, nie sądzisz? ;)

W następnym odcinku: zabawa w puzzle.

Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!