Puzzle – forma rozrywki polegająca na składaniu dużego obrazka z małych fragmentów o charakterystycznych kształtach. Za twórcę pierwszych puzzli uważany jest John Spilsbury, londyński grawer i kartograf (1763 rok). (Wikipedia)Każdy układał chociaż raz w życiu. Mogą być proste, nawet dwu-elementowe, aż po największe na świecie:
(wpisane do księgi rekordów Guinnessa) ułożyło 1600 studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Ho Chi Minh w Wietnamie. Puzzle powstały 24 września 2011 i składały się z 551 232 elementów o wymiarach 2,5 × 2,5 cm każdy, zajmując powierzchnię 14,85 × 23,20 m (Wikipedia)Mogą przedstawiać dowolny obraz, prywatną fotografię, cokolwiek. To co je łączy, to idea tworzenia większego obrazu z niewielkich elementów. A dlaczego piszę o puzzlach? Otóż, pewnego pięknego dnia (choć tego nie jestem pewien, być może padało) spotkałem się z pewnym klientem, który potrzebował wdrożyć system tworzenia dokumentów oraz nadzorować ich obieg.
Idea polegała na stworzeniu jednolitego szablonu dokumentów dla całej firmy. Dokumentów, które mogłyby być edytowane przez wiele osób, następnie podlegałyby akceptacji osób decyzyjnych, a wynik miał być zapisywany w chroniony sposób uniemożliwiający zmianę.
W trakcie prowadzenia analizy procesu, zaproponowaliśmy kilka udogodnień, które są dostępne out-of-the-box na platformie MS SharePoint jak również kilka funkcjonalności autorstwa Vialutions. Z pomocą w tworzeniu tego rozwiązania przyszła właśnie idea puzzli.
Umowy. Bo o takich dokumentach właśnie piszę, charakteryzują się pewnym niezmiennym układem. Mamy tu określenie stron umowy, preambułę, szereg warunków, etc. Każdy z tych elementów, choć czasem zawiera dane amienne można dokładnie opisać w formie szablonu. My o tych małych szablonach pomyśleliśmy jak o puzzlach, które, po niewielkich modyfikacjach będą tworzyły końcowy dokument.
Wyobraź sobie taką sytuację: wpisujesz do bazy dane stron, wybierasz szablon dokumentu (np. umowa o dzieło, pozew cywilny, etc.).
Do otrzymanej "mapy" dokumentu dobierasz poszczególne elementy ukałdanki, wcześniej zdefiniowane i dopasowane do poszczególnych części wybranego szablonu.
Dokument jest gotowy.
Acha! Co Ciekawe, dane wprowadzone na początku, są automatycznie wstawiane w odpowiednie miejsce dokumentu (np. nazwa kontrahenta, adresy, nip, etc.), jeśli potrzebne jest wprowadzenie danych zmiennych (np. wysokość wynagrodzenia, koszty, przedmiot pozwu, komentarze, uzasadnienie etc.), mechanizm tworzenia dokumentu sam dopomina się o ich wpisanie. Łatwe? Bardzo!
Dalej, taki dokument, w zależności od jego charakteru jest przekierowywany do odpowiednich osób decyzyjnych (np. kierownik, księgowa, prawnik, etc.), które mogą go edytować, przesłać do poprawy, nanieść uwagi, w końcu zaakceptować lub odrzucić. O czym pisałem w poprzednim poście. A co najważniejsze wszystko odbywa się zgodnie z przyjętą procedurą, ale w pełni elektronicznie i bez udziału twórcy dokumentu. Ten oczywiście otrzymuje powiadomienia o każdej operacji wykonanej na dokumencie, ale pozbywa się konieczności pielgrzymek od drzwi-do-drzwi w celu zgromadzenia odpowiednich podpisów. Jak dla mnie to wymierna oszczędność czasu, pieniędzy, energii, itp., itd... Słowem korzyść, którą można uzyskać w bardzo krótkim okresie.
Dla kogo? Właściwie dla każdej firmy, która "produkuje" dużą ilość dokumentów :) Może to być #kancelaria prawnicza, #biuro pracy tymczasowej, #agencja reklamowa zatrudniająca hostessy, czy aktorów, firma, która podpisuje umowy z kontrahentami. Przykłady można mnożyć.
I znów zadziwienia klienta nie było końca: "To tak można?!?". Można :)
W następnym odcinku: Excel - pierwsze starcie.
Jeśli masz jakieś pytania, uwagi, komentarze - zapraszam do kontaktu ze mną!
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz